La presente guida ha lo scopo di illustrare le funzionalità di gestione degli incassi automatici di quote di partecipazione a corsi / eventi provenienti dalle iscrizioni online o generate dalla segreteria.
Per poter gestire gli incassi automatici delle quote o dei servizi di partecipazione ad un corso / evento che intendi organizzare, dovrà innanzitutto esser attivata la modalità di incasso TS PAY, piattaforma dei servizi di incasso e pagamenti digitali erogati da TeamSystem Payments.
L’attivazione è semplice e veloce, potrà esser svolta direttamente dalla Home dell’ambiente contabile, cliccando sul pulsante Attiva gratuitamente TS Pay, come sotto evidenziato.
Se desideri ricevere maggiori informazioni, clicca sul seguente link:
https://www.teamsystem.com/associazioni/terzo-settore-in-cloud/funzionalita/donazioni-ricorrenti-e-addebiti-automatici/
Una volta attivato TS PAY, potranno esser sfruttate le funzionalità di gestione degli incassi automatici di quote e servizi legate a corsi o eventi.
Di seguito, vengono presentate le configurazioni necessarie.
1. Tipo Iscrizione e Corso / Evento
Se si intende configurare un corso / evento che vogliamo organizzare, è necessario creare un Tipo iscrizione (dal menù Corsi – Parametri – Tipi Iscrizione), modello di riferimento che contiene le parametrizzazioni che accomuneranno diversi corsi / eventi che vogliamo organizzare.
E’ possibile creare diversi Tipi iscrizione con parametri differenti.
Il Tipo iscrizione verrà obbligatoriamente collegato ad uno o più Corsi / Eventi che dovranno essere creati in Corsi – Corsi / Eventi / Attività.
All’interno del Tipo di Iscrizione sono presenti differenti tabs che consentono di parametrizzare in autonomia il modello di iscrizione.
2. Abilitazione Modalità di Pagamento TS Pay
Nella tab Pagamenti, si dovrà aggiungere la modalità di pagamento TS Pay, indicando almeno una descrizione (la quale comparirà nel pulsante di selezione presente nel form online) e flaggando “Abilita”.
Potrai inoltre “Abilitare IBAN”, dando la possibilità all’utente finale di scegliere se indicare il codice della Carta di Credito o il suo codice IBAN durante la richiesta di pagamento automatico.
NB: potranno essere attivate altre modalità di pagamento online, ma solamente con TS PAY si potrà gestire l’incasso automatico.
Una volta configurato interamente il modello (Tipo Iscrizione), si potranno creare gli specifici Corsi /Eventi o Attività (dal menù Corsi – Corsi / Eventi e Attività) che erediteranno tutte le impostazioni precedentemente inserite nel Tipo Iscrizione.
Per poter sfruttare la funzione di incassi automatici, il Corso/Evento deve essere inserito e collegato al Modello Iscrizione: Personalizzato, unico modello che consente di impostare quote rateizzate.
E’ possibile aggiungere ulteriori parametrizzazioni rispetto a quelle ereditate dal Tipo Iscrizione direttamente all’interno delle differenti tabs presenti nella scheda del Corso/Evento, attraverso i pulsanti “Aggiungi”.
E’ possibile quindi collegare TS PAY come metodo di pagamento online anche accedendo direttamente al Corso/Evento - Pagamenti e lasciando il Tipo iscrizione privo di configurazioni relative.
3. Attivazione Modalità di pagamento: Ripeti Piano Rate e Incasso Automatico
Oltre all’attivazione del metodo di pagamento TS PAY, è necessario indicare la/le quote legate al corso/evento che intendiamo addebitare al socio/partecipante, nella tab Modalità di pagamento.
Con il tasto “Aggiungi” si configurano i listini e per ognuno si dovrà indicare una descrizione (che comparirà nel form online), collegare il Prodotto/Servizio e nella sezione delle Rate configurare il PIANO DELLE RATE:
- RIPETI PIANO RATE indicando la frequenza (es. Mensile, Trimestrale, in un'unica soluzione,…) con l’importo e la data di scadenza.
- INCASSO AUTOMATICO il flag attivato consentirà in fase di acquisto del corso, online o da segreteria, di proporre l’incasso automatico delle rate.
Al di sotto è presente una sezione dedicata alle info aggiuntive che aiuta a comprendere meglio le modifiche apportate legate a: ripeti piano rate, che cosa succede quando gestisco questo campo, in segreteria e online, e il flag incasso automatico.
Di seguito si riportano due esempi di parametrizzazione della modalità di pagamento:
- Pagamento quota intera dove non si prevede l’incasso automatico.
- pagamento quota rateale dove si prevede l’incasso automatico. In questo caso, in Ripeti piano rate è presente l’indicazione di Unica soluzione in quanto gli importi delle rate non sono gli stessi per ogni scadenza.
NB: Se si desidera gestire l’incasso automatico è indispensabile avere attivo TS Pay e aver indicato il Piano Rate (Ripeti Piano Rate e flag Incasso Automatico).
4. Iscrizioni online
Durante la compilazione del form online, l’iscrivente potrà ad esempio scegliere fra le modalità di pagamento precedentemente parametrizzate (es. unica soluzione o pagamento a rate)
Se si seleziona una modalità dove lato back-office è stato collegato l’incasso automatico, la schermata di riepilogo dell’iscrizione oltre a mostrare l’elenco di tutte le rate ricorderà mediante il seguente avviso che si prevede l’incasso automatico delle rate:
** La modalità di pagamento selezionata prevede l'incasso in modo automatico delle rate, con l'utilizzo del metodo di pagamento che verrà indicato attraverso i pulsanti sottostanti.
Nel momento in cui si seleziona Carta di Credito o IBAN, arriverà poi una ricevuta da TS PAY con la scelta della modalità di pagamento (iban o cc).
Inoltre, si ricorda mediante apposito avviso che, nel caso in cui il corso / evento dispone di servizi aggiuntivi (es. quota associativa) questi verranno caricati direttamente nella prima rata, come anche nel caso di rate scadute fino al giorno dell’iscrizione.
Qui si potranno visualizzare le 2 modalità di pagamento di TS pay per gestire l’incasso automatico (Carta di Credito / Debito o IBAN) o in alternativa vedrò anche le altre classiche modalità di pagamento preconfigurate lato back-office.
Posso ad esempio inserire la carta di credito e ci sarà il rinvio alla pagina di TS Pay per l’effettuazione del pagamento.
5. Iscrizioni online in entrata – lato Segreteria
L’iscrizione viene successivamente visualizzata all’interno del menù Iscrizioni – Iscrizioni Online.
Entrando nell’iscrizione online specifica, si visualizza il riepilogo dei servizi scelti dall’iscritto durante la compilazione del form e cliccando su “Registra anagrafica” verrà salvata l’anagrafica e i relativi campi personali all’interno di una scheda apposita visibile dal menù Anagrafiche – Soci e Partecipanti.
Nel caso di iscrizione a corso / evento con scelta di pagamento rateale, l’iban o la carta di credito inserita online verrà salvata (in formato criptato) nella scheda anagrafica nella tab Altro – Carte di Credito / Iban – Attive.
Una volta Confermata l’iscrizione, si potrà registrare immediatamente il movimento contabile oppure decidere di posticipare la registrazione cliccando sul pulsante “Salta movimento”.
All’interno dell’iscrizione confermata, nella tab Scadenze si visualizzano tutte le rate con l’indicazione della scadenza e del collegamento con la sorgente di pagamento CC o IBAN (se è stata scelta una modalità di pagamento con incasso automatico) nella colonna “Inc Aut”.
Il pulsante “Attiva Incasso Automatico” comparirà solamente nel caso in cui nell’iscrizione online non è stata scelta una quota rateale con incasso automatico.
In questo caso, se, l’iscritto richiede in un secondo momento l’attivazione del pagamento automatico, la segreteria potrà accedere alla specifica iscrizione e cliccare sul pulsante “Attiva Incasso Automatico” e seguire la procedura riproposta cliccando sul Tasto +.
Infine, la colonna “Stato incasso automatico” mi indica se la rata:
- è stata incassata con successo,
- se è in attesa di dell’autorizzazione da parte dell’istituto bancario (in pending)
- fallito (non incassato).
Se risulta “Incassato” troverò il pulsante Contabilizza.
C’è anche la possibilità che l’iscritto abbia abilitato l’incasso ricorrente ma decida di pagare ad esempio 2 rate direttamente in contanti; in questo caso, se entro nelle scadenze e tento di contabilizzare gli incassi futuri, viene avvisato che l’incasso automatico verrà disabilitato, solo per le rate scelte.
Se l’incasso non avviene per diversi motivi, viene riportato l’errore dentro al pulsante Modifica vicino allo stato Non Incassato e si vede il dettaglio dell’esito. In questa maschera si troverà l’elenco degli esiti della specifica transazione.
In questo caso, se l’incasso di una rata è con stato Fallito, non viene tentato nuovamente e immediatamente l’invio. Viene inviata una mail da parte del sistema con l’indicazione dell’incasso andato a buon fine o meno.
Per verificare gli incassi andati in insoluto e le relative commissioni, è possibile consultare un report presente nel menù Contabilità – Movimenti – Insoluti Incasso Automatico che aiuta a verificare l’elenco totale di tali incassi.
Per coloro che dispongono sia della gestione delle iscrizioni che delle donazioni online con incasso ricorrente nel Report Insoluti troveranno l’insieme degli insoluti di entrambe le origini (iscrizioni e donazioni).
Da questa funzione si potrà procedere alla contabilizzazione dei costi di insoluto tramite un movimento di Pagamento vario o di Prima nota generale.
Il report è presente nel menù Contabilità – Movimenti.
6. Iscrizione creata da Segreteria
Quando creo l’iscrizione da segreteria l’incasso automatico non è attivo di default e quindi per attivarlo dovrà esser cliccato sul pulsante “Attiva Incasso Automatico”, se il cliente desidera procedere con il pagamento automatico.
Dal menù a tendina posso selezionare il metodo di pagamento fra quelli già collegati in anagrafica oppure posso inserirne uno di nuovo (Tasto +) seguendo la procedura di inserimento tramite 3 modalità: QR code, link, e-mail.
Se si clicca su Carta di Credito o su IBAN è possibile:
- far inquadrare il QR CODE con l’apertura della pagina di TS Pay per inserimento dati
- cliccare su Apri link nella prima mascherina del QR code con l’apertura della pagina di TS Pay per inserimento dati
- copiare il link e inviarlo all’utente
- inviare il link direttamente tramite una mail che parte dal sistema
7. Statistiche Incassi Automatici
All’interno del menù Iscrizioni – Statistiche è presente una maschera con diversi filtri di ricerca per ricercare agevolmente tutti gli incassi automatici.
I Filtri a disposizione sono:
- DATA INCASSO DA / A (range di date)
- SOCIO / CLIENTE
- TIPO ISCRIZIONE / CORSO EVENTO / N. ISCRIZIONE DA / A
- ORIGINE ISCRIZIONE: ONLINE O DA SEGRETERIA
- STATO RATA: incassato, in attesa (solo nel caso dell’iban, perché potrebbe esserci mancanza temporanea di fondi) e fallite (considera l’insoluto e i diversi stati della procedura di tentato incasso: aperta, in disputa, chiusa, fallito, etc).
- Nella “i” del fallito vedo il dettaglio dello stato (comprensivo di descrizione e suggerimento di TS Pay).
7. MODALITA’ DI PAGAMENTO: IBAN O CARTA
8. CONTABILIZZATO: SI / NO
A questo punto, se si visualizzano delle quote incassate con Stato Incasso: Incassato comparirà un pulsante “Registra” che consentirà di contabilizzare direttamente l’incasso.
Cliccando sulla “i” dello Stato sarà visibile la legenda degli stati ammessi.
Lo Stato Elaborazione indica se è stato eseguito o è ancora programmato l’incasso. Se “Eseguito” vuol dire che l’incasso è elaborato, ma potrebbe essere Incassato o in Attesa di conferma dell’Istituto Bancario.
Infine, è presente la colonna Contabilizzato Sì / No con il pulsante per scaricare la Ricevuta e per entrare direttamente nel movimento contabile.
Al termine della pagina delle statistiche è presente una tabella di Riepilogo dove si analizza il numero totale di incassi raggruppato per evento.
Si visualizza:
- il numero di ricevute incassate e l’importo relativo
- il numero di ricevute non ancora incassate e il totale da incassare
- il totale incassato (uguale al totale ricevute incassate) e il totale finale comprensivo dell’importo incassato e presunto.
Dalle Statistiche è possibile estrapolare un file excel di report.
Se desideri visualizzare il webinar esplicativo, clicca sul seguente link:
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