Contabilità Ordinaria - Funzione della DIDATTICA nella gestione dei Corsi, Lezioni e Presenze

Introduzione

Il presente documento ha lo scopo di presentare le configurazioni e gli step operativi necessari ad impostare la gestione della Didattica ai corsi programmati dell’associazione, consentendo di sfruttare le funzionalità legate alla pianificazione del Palinsesto dei Corsi, all’acquisto di pacchetti di lezioni o abbonamenti mensili, alla gestione delle presenze, recuperi o annullamenti.

L’attivazione della funzione Didattica è possibile per coloro che nella propria versione di contabilità dispongono della funzione di gestione iscrizioni a corsi, attività o eventi.

Indice: 

1.Cos’è la Funzione della Didattica

2.Creazione di un Corso “Didattica

2.1. Pianificazione delle Lezioni (Palinsesto)

2.2. Attivazione di Sedi, Sale e Insegnanti

2.3. Gestione delle Festività

2.4. Tipologie di Vendita del Corso

2.5. Modalità di pagamento

3. Iscrizione al Corso

4. Gestione delle Lezioni dopo l’iscrizione

4.1. Recupero di una lezione

4.2. Annullamento e ripristino

5. Palinsesto Corsi

6. Gestione delle Presenze

6.1. Inserimento presenze al corso

6.2. Riepilogo Frequenza del corso e dell’iscritto

6.3. Menù Presenze – Presenze Iscritti

6.4. Menù Presenze – Presenze istruttori corsi didattica

1. Cos’è la Funzione della Didattica

La Didattica è una funzionalità pensata per la gestione di corsi strutturati a lezioni, come ad esempio:

• scuole di musica
• corsi di canto, danza, teatro
• attività didattiche formative con frequenza programmata

A differenza dei Corsi / attività “standard”, quelli attivati con la modalità didattica permettono di:

• pianificare le singole lezioni
• vendere pacchetti o periodi di lezioni
• scegliere giorni e orari specifici
• gestire recuperi, annullamenti e presenze

Si precisa che l’attivazione di tale funzione non sostituisce le configurazioni dei corsi già esistenti, anzi li completa come una nuova modalità di gestione del Palinsesto delle attività organizzate dall’ente.

Si intende sostituita la configurazione della Programmazione, in quanto migliorata da questa nuova funzione di palinsesto corsi didattici. Si puntualizza che per il momento la programmazione è attiva solo per il tipo corso: Evento e Camp.

2. Creazione di un Corso “Didattica”

Quando si deve creare un nuovo corso “Didattica”, è importante ricordarsi di selezionare la tipologia “Corsi”, l’unica che consentirà di sfruttare le funzionalità di cui si parlerà nelle prossime righe.

Cliccando su Continua, si aprirà la scheda di configurazione del Corso dove, nei “Dati Testata” si dovrà compilare Sigla, Descrizione, Stato e attivare il flag “Corso didattica”.

• Una volta attivato:
• il corso diventa un corso a lezioni
• si abilitano nuove sezioni dedicate alla didattica, come utilizzazione di un palinsesto con pianificazione delle lezioni
• la segreteria può gestire l’assegnazione puntuale di ogni lezione durante la fase di iscrizione
• il modello di corso non può più essere modificato:
  • Non è possibile disattivare il flag su Corso Didattica, sarà necessario impostare il corso (errato) in Stato: Non Attivo e ricreare nuovamente un corso senza l’attivazione della didattica.
  • Non è possibile attivare il flag su Corso Didattica in un corso già attivato, si dovrà creare un nuovo corso da zero (no funzione Duplica Corso) con l’attivazione della didattica.
• sarà gestibile l’iscrizione a tali attività solo da segreteria, non online!

Sempre nei Dati di Testata si può impostare il Colore che identificherà le lezioni nel palinsesto generale dei corsi (funzione presente nel menù Corsi - Corsi - Palinsesto Corsi).

Dopo aver impostato le informazioni di Stagione, Data Inizio e Data Fine, il Prodotto relativo al corso e aver scelto il tipo di Anagrafica Iscrivibile; si potrà attivare il campo “Presenze automatiche”: Attivando questa opzione, le nuove lezioni prenotate (a seguito dell’attivazione del flag) e svolte, saranno automaticamente salvate con stato “presente”. Sarà quindi necessario impostare solamente i non presenti.

Per tutte le informazioni base relative a come configurare un corso con modelli corsi differenti, si rimanda al manuale operativo --> Nuovo modulo Corsi

Completata la compilazione della prima sezione Dati Testata, cliccando su Inserisci si abiliteranno altri menù di gestione del corso, come ad esempio “Palinsesto Lezioni”.

2.1. Pianificazione delle Lezioni (Palinsesto)

Il nuovo menù Palinsesto Lezioni consente di creare e di visualizzare il calendario delle lezioni del corso. La visualizzazione del Calendario è per Mese, Settimana, Giorno e per Agenda.

Cliccando su “Aggiungi Lezione” è possibile:

• indicare un periodo (data inizio e fine): Range di Date o Singola Data
• scegliere il /i giorni della settimana
• definire orario di inizio e fine
• assegnare eventualmente la sede e sala di svolgimento e fino a due insegnanti
• stabilire il numero massimo di partecipanti per lezione o attività (se il corso è individuale deve essere inserito il numero 1)

Tipologia di Lezione: RANGE DI DATE

Tipologia di Lezione: SINGOLA DATA

In entrambi i casi, una volta compilati i campi di Giorno, Orari e Informazioni aggiuntive, si dovrà cliccare su Calcola Anteprima per visualizzare, nella sezione di destra, l’elenco delle lezioni calcolate.

Verrà segnalato:

• il numero di lezioni da inserire (contrassegnate in anteprima con il simbolo check verde)
• i giorni festivi previsti (se inseriti nel menù Corsi – Parametri – Festività)
• i giorni in sovrapposizione con altre lezioni

Per i giorni festivi o i giorni in sovrapposizione viene segnalato con il contrassegno rosso e nella “i” informativa si visualizza il dettaglio della segnalazione.

Attraverso la funzione “Forza” si rende possibile l’inserimento di quella lezione nonostante gli avvisi riportati.

Finché non si clicca su “Inserisci” è sempre possibile modificare i giorni e orari e visualizzare l’anteprima aggiornata.

Attenzione: Una volta cliccato su Inserisci non sarà più possibile modificare massivamente le lezioni. Quindi, in caso di errore di calcolo, si dovrà eliminare manualmente ogni singola lezione dal Palinsesto Lezioni.

Ogni lezione viene inserita nel calendario e gestita singolarmente.

Per eliminare una lezione, cliccare sullo slot della lezione nel Palinsesto Lezioni e poi cliccare su Elimina. All’interno del dettaglio della lezione si potrà anche modificare il Luogo e altri dati e si potrà visualizzare un’anteprima degli iscritti alla lezione.

2.2. Attivazione di Sedi, Sale e Insegnanti

Per poter attribuire le Sedi e le Sale è necessario prima crearle all’interno del menù Società – Tabelle – Sedi. Una volta creata la Sede si potrà attivare di conseguenza una o più Sale.

Per poter attribuire l’Insegnante al corso e alla lezione è necessario in primis registrare nel menù Anagrafiche - Soci e Partecipanti la sua anagrafica. Successivamente, impostare nella tab Dati, la tipologia di Insegnante / Allenatore. Se l’insegnante percepirà un Compenso che dovrete registrate dal menù Compensi, ricordarsi di attivare il flag su Compenso presente sotto la Tipologia.

2.3. Gestione delle Festività

Per inserire i giorni di chiusura o periodi di Festività si deve accedere al menù Corsi – Parametri – Festività, tasto Nuovo in alto a destra e inserire il range dei giorni festivi.

A seguito dell’inserimento sarà possibile visualizzare con la lente di ingrandimento i giorni di Conflitto, ovvero i giorni nei quali sono state confermate delle attività/lezioni. Sempre in questa finestra è possibile estrapolare anche un file excel con tali giorni.

Pertanto, se nel sistema sono presenti festività, le lezioni che cadono in quei giorni vengono segnalate in fase di creazione delle lezioni ed è poi possibile decidere se confermarle o meno. Questo permette di adattare facilmente il calendario alle esigenze della struttura.

2.4. Tipologie di Vendita del Corso

Nel Corso con tipologia Didattica, il corso non viene venduto in blocco, ma tramite formule flessibili di abbonamento, tipiche di queste attività a lezione.

La vendita può essere effettuata in base a tre specifiche modalità di abbonamento: 

1. Pacchetti di Lezioni (es. 4, 8 o 10 lezioni)
2. Abbonamento a mesi (es. 1, 2 o 3 mesi)
3. Periodi fissi (es. dal 01.02 al 31.05)

Per ogni formula è possibile definire:

• Prezzo: Si riferisce al numero totale di lezioni che vengono acquistate. Inserire quindi l’importo totale collegato al tipo di abbonamento. Non si intende il prezzo per singola lezione o periodo.
• Numero di lezioni a settimana: in ogni modalità di vendita è necessario impostare il numero di lezioni settimanali
• Durata/periodo: questa informazione varia in base al tipo di abbonamento scelto. Si riporta di seguito la specifica per ciascuna modalità.
• Possibilità di recupero delle lezioni perse: si rende possibile il recupero delle lezioni indicando anche il numero massimo di lezioni recuperabili.

Si riportano di seguito esempi sulla creazione del Prezzo con le modalità diverse di abbonamento.

1. Pacchetti di lezioni

Il campo Durata in mesi ha lo scopo di calcolare fino a quanti mesi si possono distribuire le lezioni previste nell’abbonamento e fino a quando è possibile programmare i recuperi. Questo dato servirà in fase di iscrizione a restituire un calcolo dettagliato delle lezioni e del periodo di validità. Il numero di mesi viene calcolato partendo dalla data in cui si attiva l’iscrizione. In anteprima dell’iscrizione la Durata in mesi verrà messa in evidenza. 

Il campo Gestione recuperi consente di prevedere i recuperi delle prenotazioni acquistate. In N. max recuperi si può indicare il numero massimo di prenotazioni recuperabili. Se il valore inserito sarà 0 (zero) o vuoto, non verrà applicato nessun limite.
Il flag su Gestione recuperi può essere attivato e disattivato anche in un momento differente e successivo alla creazione dell'abbonamento, di conseguenza le iscrizioni registrate prima dell'attivazione del flag verranno aggiornate con tale modifica: se prima non si rendeva possibile la gestione dei recuperi, ora è possibile.

2. Abbonamento a mesi

Il campo Numero mesi ha lo scopo di calcolare fino a quanti mesi si possono distribuire le lezioni previste nell’abbonamento e fino a quando è possibile programmare i recuperi. Questo dato servirà in fase di iscrizione a restituire un calcolo dettagliato delle lezioni e del periodo di validità. Il numero di mesi viene calcolato partendo dalla data in cui si attiva l’iscrizione. In anteprima dell’iscrizione la durata in mesi verrà messa in evidenza. 

3. Periodo fisso

2.5. Modalità di pagamento

Una volta impostati i prezzi previsti per il corso, è necessario associare le modalità di incasso della quota di partecipazione.

E’ possibile configurare la modalità di incasso in un’unica soluzione oppure impostare un importo in acconto con delle rate, per tutti i prezzi caricati oppure solo per alcuni.

Per tutte le informazioni base relative a come configurare prezzi e modalità di pagamento, si rimanda al manuale operativo --> Nuovo modulo Corsi

Si ricorda che la scadenza della rata è fissa e preimpostata nella modalità di incasso, non varia quindi in base al mese di iscrizione. Verrà impostata l’iscrizione in automatico con la data riportata nella scheda di parametrizzazione del corso, ma la Segreteria potrà poi modificare la data di scadenza manualmente in base alla casistica specifica. Dovrà accedere all’iscrizione specifica e nella tab scadenze modificare la data della rata.

3. Iscrizione al Corso

L’iscrizione ai corsi didattica con relativa calendarizzazione delle lezioni avviene esclusivamente in Segreteria. L’iscrizione, quindi, non viene generata online ma viene inserita dalla Segreteria dell’associazione seguendo degli specifici step operativi.

Partendo dal menù Iscrizioni – Iscrizioni – tasto Nuovo in alto a destra, compilare la scheda di iscrizione riproposta.

Nella scheda dell’iscrizione:

1. Si sceglie il Listino che determinerà la formula acquistata dal singolo allievo più eventuali servizi o opzioni. Il Listino può essere filtrato per modalità di partecipazione. Quest’ultima costituisce una modalità facile di raggruppare differenti listini (es. 5 listini di Lezioni rientrano nella modalità di partecipazione “lezioni”, 3 listini per abbonamenti mensili o annuali rientrano nella modalità “Abbonamenti”). E’ un modo ordinato per filtrare i listini.

Tuttavia, questa funzionalità è facoltativa e nel caso in cui non venga gestita, i listini verranno visualizzati tutti nel menù di selezione.

2. sarà possibile personalizzare a priori le date di scadenza della quota o della prima rata dell’abbonamento e la data di scadenza del servizio aggiuntivo a pagamento, attraverso il calendario nella colonna “Scadenza”. Se non selezionata alcuna data, verranno riportate di default le date impostate nella scheda del corso.

3. si seleziona la modalità di pagamento fra quelle previste dal corso e si proseguirà con la scelta delle lezioni cliccando su “Aggiorna e Pianifica”.

4. si selezionano le lezioni (giorni e orari) nel Calendario in base al numero di lezioni a settimana impostate per l’abbonamento. La segreteria avrà sempre un promemoria del numero di lezioni totali acquistate, numero lezioni a settimana e della durata dell’iscrizione nella finestra Dati iscrizione.

5. Si clicca su “Verifica Disponibilità” e il sistema verifica la disponibilità dei posti restituendo l’elenco delle Lezioni disponibili, il relativo Stato: Disponibile, Non disponibile, Non programmato e la funzione Cambio Lezione.

Se è stato scelto un listino a Lezioni è obbligatorio selezionare tutte le lezioni incluse nell’acquisto e la sezione di riepilogo aiuta a comprendere ciò. Se è stato scelto un listino con tipologia abbonamento a mesi o periodo fisso, allora non ci sarà nessuna limitazione nella scelta di tutte le lezioni, in quanto potranno essere erogate in un tempo molto più ampio. Il sistema permetterà quindi di confermare un numero inferiore di lezioni sul totale dell’abbonamento acquistato.

Se non sono state selezionate correttamente tutte le lezioni del listino con tipo “Lezioni” e si conferma l’iscrizione, il sistema avvisa che è necessario prenotarne altre. La motivazione potrebbe essere che una lezione:

• è piena
• cade in una festività
• non è disponibile

In questo caso si può:

• Cambiare Lezione selezionando una nuova lezione dal Palinsesto lezioni e confermare nella maschera di riepilogo la sostituzione.

Nell’elenco delle lezioni sarà visibile la variazione con indicazione di “Nuova” e “Sostituita”.

• Inserire nella scheda del corso nuove lezioni e poi ricreare l’iscrizione da zero per visualizzare anche le nuove iscrizioni.
• Forzare l’inserimento se non c’è volontà o possibilità di cambiare lezione o di inserire nuove lezioni a Palinsesto. Cliccando su Conferma iscrizione si richiede la forzatura, mantenendo le lezioni precedentemente selezionate (es. 9 su 10)

Si ricorda che le eventuali e successive modifiche alle lezioni saranno gestibili con la funzione “Recuperi”.

Al termine delle variazioni di lezione (cliccando su Conferma), o della forzatura (cliccando su Inserisci), esce il Riepilogo dell’iscrizione che porterà al salvataggio definitivo dell’iscrizione.

In questa schermata sarà sempre possibile visualizzare le quote, le scadenze, i pagamenti e le lezioni acquistate dello specifico allievo con il dettaglio delle presenze/assenze e la possibilità di gestire i recuperi.

Sarà inoltre possibile scaricare il modulo di iscrizione dalla funzione Stampe in alto a destra della scheda di iscrizione. Questo modulo di iscrizione è specifico per la tipologia corsi con didattica.

Nell’iscrizione Tab “Dettaglio” della scheda di iscrizione è possibile modificare le righe di quote e servizi precaricati in termini di importi, riduzioni / sconti ed eliminazione nel caso di servizio aggiuntivo. Con il tasto Aggiungi è possibile inserire nuovi servizi.

Nella tab “Scadenze” della scheda di iscrizione è possibile incassare l’importo della rata seguendo la procedura di flag sulla colonna Incassa e poi clic su Registra.

Sempre all’interno della sezione “Scadenze”, cliccando su Modifica è possibile modificare la data di scadenza, l’importo o sospendere la rata.

E’ possibile anche rateizzare ulteriormente tale rata cliccando sull’ingranaggio in alto a destra.

Il campo Da Data / A Data è puramente un campo informativo che serve ad identificare la competenza di quella quota. Ad esempio, la quota è relativa al mese di febbraio con scadenza il 05/03, pertanto si può inserire nel campo Da Data / A Data il range 01.02 – 28/02.

Nella tab “Lezioni Acquistate” della scheda di iscrizione è sempre possibile visualizzare tutte le lezioni programmate con il relativo stato (Presente o Assente se la lezione è già avvenuta) e la possibilità ulteriore di gestire Azioni come recuperi o annullamenti.

Queste funzioni verranno approfondite nei prossimi capitoli.

4. Gestione delle Lezioni dopo l’iscrizione

All’interno della scheda di iscrizione è sempre possibile gestire:

• Recuperi
• Annullamenti e Ripristini
• Presenze o Assenze

4.1. Recupero di una lezione

La gestione dei recuperi di lezione è una funzionalità prevista e se l’abbonamento la include, una lezione può essere recuperata in un’altra data.

Per abilitare la gestione recuperi è necessario accedere alla sezione Prezzi della scheda del corso, all’interno dello specifico prezzo – sezione Vendita.

Il recupero di una lezione si svolge all’interno della scheda dell’iscrizione dell’allievo, nella sezione Lezioni Acquistate - Azioni. Il numero massimo di recuperi possibili è controllato automaticamente dal sistema, sulla base delle impostazioni fatte all’interno della scheda corso sezione Prezzi.

Si sceglie una lezione da recuperare/spostare, si clicca su Recupera e si sceglie una lezione disponibile (colore blu). Si clicca su Aggiorna e si conferma definitivamente la sostituzione della lezione per recupero.

La lezione sostituita passerà in Stato: Annullata / Recuperata e sarà possibile allo stesso tempo visualizzare la lezione sostituita attraverso il dettaglio dell’informazione “info”.

Inoltre si può verificare se è stato inserito un appunto interno alla lezione attraverso la colorazione verde della colonna “Nota”.

Se si arriva al numero massimo di recuperi previsti, allora il pulsante Recupera non sarà più visibile. Si potrà solamente annullare una lezione.

4.2. Annullamento e ripristino

Una lezione può anche essere annullata se l’allievo non partecipa. Sempre attraverso la colonna “Azioni” all’interno della scheda di iscrizione, cliccando su “Annulla”. L’annullamento comporta la liberazione del posto alla lezione.

Se l’abbonamento prevede la gestione dei recuperi di lezione, è possibile impostare un promemoria per recuperarla in seguito, oppure non impostare alcun promemoria.

Lo stato della lezione diventerà Annullata/Da Recuperare o Annullata, in base all’impostazione del promemoria.

E’ possibile ripristinare la lezione annullata / recuperata solo se:

• ci sono ancora posti disponibili (in caso contrario, il sistema rilascia un avviso)
• la lezione da ripristinare non è ancora terminata

La possibilità di ripristino deriva dalla verifica della disponibilità di posti della lezione. Se non è più disponibile o è al completo, non sarà possibile ripristinarla, e in questo caso dovrà essere recuperata con una nuova lezione (se previsto il recupero), usando il pulsante “Recupera”.

5. Palinsesto Corsi

Una volta confermate le iscrizioni, e più in generale in qualsiasi momento, è possibile da Corsi – Palinsesto corsi visualizzare la calendarizzazione programmata.

Si visualizzano tutti i corsi attivi con la colorazione scelta nella scheda del corso e con i dettagli di orario, dei posti disponibili / su tot posti.

In aggiunta ai filtri: Corso/Evento, Tipo corso/ evento, Tipo Iscrizione, Settore Corso/Evento è possibile anche selezionare per Insegnante, Sede e Sala.

Cliccando su un appuntamento si visualizzano tutte le informazioni della lezione, con il relativo Stato (Lezione al completo, Posti disponibili), i partecipanti con le relative presenze o assenze se lezione terminata.

Dalla lezione sono possibili queste azioni:

• segnare la presenza o assenza
• recuperare la lezione
• annullare la lezione

6. Gestione delle Presenze

6.1. Inserimento presenze al corso

Per gestire le presenze degli iscritti alla lezione è possibile inserire manualmente la presenza (o assenza):

• all’interno dell’Iscrizione specifica dell’allievo/corsista (tab Lezioni Acquistate)

• all’interno del Palinsesto Corsi e accedendo alla lezione specifica

Attivando la funzione di “Presenze automatiche” dentro ai Dati Testata della scheda del corso, si potrà attribuire la presenza in automatico a tutti i partecipanti del corso.

Sarà quindi necessario inserire manualmente solamente le assenze.

6.2. Riepilogo Frequenza del corso e dell’iscritto

Per analizzare la frequenza al corso è possibile accedere alla:

1. Scheda del Corso specifico – Frequenza Lezioni

2. Scheda Anagrafica specifica dell’allievo - Frequenza lezioni

In entrambe le visioni, si possono analizzare in formato Riepilogo o Dettaglio:

• presenze
• assenze
• lezioni annullate da recuperare
• lezioni annullate da non recuperare

E’ possibile applicare filtri per iscritto partecipante e per periodo nella scheda del corso, mentre nell’anagrafica dell’allievo i filtri sono per Corso e per periodo.

All’interno dell’anagrafica di una persona è possibile visualizzare non solo i corsi didattica ma tutti i corsi frequentati.

6.3. Menù Presenze – Presenze Iscritti

Attraverso la funzione Presenze Iscritti è possibile visualizzare l’elenco massivo delle presenze dei corsi didattici e anche degli altri tipi di corsi.

Si ricorda che all’interno del menù Presenze è possibile inserire in maniera specifica (Crea Presenza) o massiva (Aggiunta Massiva) le presenze a tutti i corsi non didattici. Nel caso specifico dei corsi di tipo didattica, si ricorda che le presenze vengono inserite dalle funzioni Scheda corso e dalla scheda dell’Iscrizione specifica.

Durante l’inserimento della Nuova presenza singola o massiva viene segnalato che è possibile solamente inserire la presenza per i corsi di tipo non didattico. Questo perché la presenza viene gestita attraverso le funzioni sopra esposte.

Utilizzando i filtri di ricerca è possibile inoltre identificare tutte le presenze ad un corso specifico. Se si seleziona un corso di tipo Didattico, allora le presenze non potranno essere modificate da questa sezione, solamente dalla scheda Corso e dalla scheda Anagrafica.

Le presenze degli iscritti a corsi/eventi non didattici potranno essere eliminate accedendo all’interno della riga con la matita laterale arancione e cliccando sul pulsante Elimina.

Si ricorda che l’inserimento delle presenze singole o massive ai corsi non didattici può avvenire anche dalle funzioni presenti nel menù Presenze – Crea Presenza e Aggiunta Massiva.

6.4. Menù Presenze – Presenze istruttori corsi didattica

Per i corsi di tipo Didattica è disponibile un report dedicato agli istruttori all’interno del menù Presenze – Presenze Istruttori corsi didattica.

Il report si basa sull’analisi del numero di lezioni svolte, delle ore totali erogate e dell’eventuale valorizzazione economica (se impostata all’interno della scheda del corso – Altri Dati).

Il report è pensato come supporto e può essere esportato in excel per ulteriori elaborazioni esterne.