Contabilità Semplificata/Ordinaria - Fatturazione Elettronica: Principali Cause di Scarto delle Fatture

 

Introduzione

Questa guida integra la documentazione sulla Fatturazione Elettronica e ha lo scopo di aiutare l'operatore a identificare rapidamente le principali anomalie riscontrabili durante l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche tramite Sportivi in Cloud e Terzo Settore in Cloud.

Attraverso esempi pratici e una raccolta dei codici di errore più frequenti, vengono illustrate le verifiche da effettuare e le relative azioni correttive.

 

Indice: 

1. Stati e notifiche della fattura elettronica

2. Fattura attiva: gestione dello scarto e del rifiuto

2.1 Scarto da parte del Sistema di Interscambio 

2.2 Rifiuto da parte della Pubblica Amministrazione 

2.3 Elenco dei codici di errore SdI più frequenti

2.3.A - Errori di anagrafica soggetti

2.3.B - Errori di destinatario e trasmissione

2.3.C -Errori sui dati fattura (date, importi, duplicazioni, regimi)

2.3.D - Errori di coerenza sul Tipo Documento (autofatture e casi particolari)

3. Procedura di correzione e reinvio

4. Fattura passiva: documento non visibile nel gestionale

5. Fattura passiva: blocco contabilizzazione per aliquote IVA non configurate

1. Stati e notifiche della fattura elettronica

Ogni fattura elettronica attraversa un percorso standardizzato definito dal Sistema di Interscambio (SdI): predisposizione, invio, controllo formale da parte dell'Agenzia delle Entrate, recapito al destinatario. Ogni fase può produrre uno stato specifico, visibile nella sezione Fatture>Lista Fatture cliccando su Ricerca.

Stato	Significato	Chi lo determina
Inviata	Il documento è stato trasmesso al SdI ed è in fase di controllo.	Sistema
Consegnata / Accettata	Il documento ha superato i controlli ed è stato recapitato al destinatario.	SdI / Destinatario
Scartata	Il documento non presenta le caratteristiche tecniche richieste.	Agenzia delle Entrate (SdI)
Solo per la PA esistono queste tipologie di Stato:
Accettata	Il destinatario ha accettato il contenuto del documento entro i termini.	Pubblica Amministrazione
Rifiutata	Il destinatario non ha accettato il contenuto del documento entro i termini.	Pubblica Amministrazione
Decorrenza Termini	Il destinatario non ha né accettato né rifiutato il documento nei termini.	Pubblica Amministrazione

2. Fattura attiva: gestione dello scarto e del rifiuto

2.1. Scarto da parte del Sistema di Interscambio (SdI)

Lo scarto è deciso dall'Agenzia delle Entrate a seguito dei controlli automatici sul file trasmesso. Se il documento non supera tali controlli, il sistema invia una notifica di scarto e lo stato del documento nel gestionale diventa "Scartata".

• Tempistica di rilevazione: la notifica di scarto arriva generalmente entro pochi giorni dall'invio (indicativamente fino a 5 giorni).
• Termine di correzione: la fattura corretta va reinviata al SdI entro 5 giorni dalla data della notifica di scarto, mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originario.

• Vincolo complessivo: va comunque rispettato il termine di 12 giorni dalla data dell'operazione, pena il rischio di sanzioni per tardiva emissione.

⚠ Una fattura scartata NON è mai stata emessa: può quindi essere modificata liberamente e reinviata. Non è però possibile apportare modifiche alla data di emissione ed è quindi necessario eliminare la Fattura e riemetterla. Una fattura consegnata/accettata, invece, è definitiva e va corretta solo tramite nota di variazione (credito/debito). 

2.2. Rifiuto da parte della Pubblica Amministrazione

Quando il destinatario è una Pubblica Amministrazione, quest'ultima dispone di 15 giorni dalla ricezione per accettare o rifiutare il documento. In caso di mancata accettazione entro tale termine, lo stato visualizzato nell'anteprima del documento è "Rifiutata".

• Verificare la motivazione indicata dalla PA prima di procedere. E' possibile visualizzare la motivazione all'interno della sezione "Segnalazioni FE" o "Notifiche FE" presente all'interno della Fattura.
• Se il rifiuto è fondato, correggere e reinviare la Fattura.

2.3. Elenco dei codici di errore SdI più frequenti

Ogni notifica di scarto riporta un codice numerico a 5 cifre, definito dalle Specifiche Tecniche del Sistema di Interscambio (Agenzia delle Entrate). Il codice identifica in modo univoco il motivo dello scarto e, di conseguenza, la correzione da apportare prima del reinvio. L'elenco seguente integra i codici più ricorrenti con quelli riportati nella guida di riferimento sullo stato "Scartata", raggruppati per area di controllo.

2.3.A - Errori di anagrafica soggetti

Codice	Descrizione	Correzione necessaria
00301	1.2.1.1.2 <IdCodice> non valido - Partita IVA del cedente/prestatore non valida.	Correggere la P.IVA del cedente in anagrafica azienda.
00305	1.4.1.1.2 <IdCodice> non valido - Partita IVA del cessionario/committente non valida.	Correggere la P.IVA del cliente in scheda anagrafica.
00306	Codice Fiscale del cessionario/committente non valido.	Correggere il Codice Fiscale del cliente (attenzione a persona fisica vs società).
00320	1.2.1.1 <IdFiscaleIVA> e 1.2.1.2 <CodiceFiscale> non coerenti - Partita IVA e Codice Fiscale del cedente/prestatore non coerenti tra loro.	Allineare i due dati in anagrafica azienda.
00325	1.4.1.2 Codice Fiscale di soggetto non partecipante al Gruppo IVA. La Partita IVA indicata appartiene a un Gruppo IVA, ma il Codice Fiscale del cessionario/committente non corrisponde a un soggetto aderente al gruppo.	Verificare nell'Anagrafica del Cliente il Codice Fiscale e la Partita IVA, correggere i dati anagrafici e reinviare la fattura.

2.3.B - Errori di destinatario e trasmissione

Codice	Descrizione	Correzione necessaria
00311	1.1.4 <CodiceDestinatario> non valido - Codice Destinatario non valido.	Correggere il Codice Destinatario in anagrafica cliente.
00313	Campo IdPaese non coerente: obbligatorio un valore diverso da "IT" per fatture verso soggetti non residenti.	Impostare correttamente il paese estero del cliente.
00399	Codice Fiscale del Cessionario Committente presente nell'anagrafica IPA di riferimento in presenza di 1.1.3 <FormatoTrasmissione> valorizzato a FPR12 - Codice Fiscale del destinatario presente in Indice PA, ma formato di trasmissione impostato come verso privati (FPR12).	Verificare che all'interno dell'Anagrafica del Cliente nella sezione "Dati Amministrativi", nel campo "Tipo Anagrafica" sia stato indicato "Pubblica Amministrazione".
00427	1.1.4 <CodiceDestinatario> di 7 caratteri a fronte di 1.1.3 <FormatoTrasmissione> con valore FPA12 o 1.1.4 <CodiceDestinatario> di 6 caratteri a fronte di 1.1.3 <FormatoTrasmissione> con valore FPR12 - Codice Destinatario non conforme al formato richiesto per FPA12 (deve essere di 6 caratteri).	Verificare che all'interno dell'Anagrafica del Cliente nella sezione "Dati Amministrativi", nel campo "Tipo Anagrafica" sia stato indicato "Pubblica Amministrazione".

 

2.3.C - Errori sui dati fattura (date, importi, duplicazioni, regimi)

Codice	Descrizione	Correzione necessaria
00404	Fattura duplicata : Fattura duplicata numero .. del .. , posizione nel lotto 1 - Fattura duplicata: stesso numero, posizione fiscale o lotto già trasmessi.	Verificare che il documento non sia già stato inviato; modificare la numerazione se necessario.
00445	Non è più ammesso il valore generico N2, N3 o N6 come codice natura dell'operazione - Natura IVA generica (N2, N3, N6) utilizzata per aliquote allo 0%, non più ammessa.	Aggiornare la natura associata all'aliquota IVA utilizzata entrando nel menu Società>Parametri>Aliquote IVA.

 

2.3.D - Errori di coerenza sul Tipo Documento (autofatture e casi particolari)

Codice	Descrizione	Correzione necessaria
00471	Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 <TipoDocumento> il cedente/prestatore non può essere uguale al cessionario/committente (i valori del tipo documento TD.. non ammettono l’indicazione in fattura dello stesso soggetto sia come cedente che come cessionario) - Per il Tipo Documento indicato, il cedente/prestatore non può coincidere con il cessionario/committente.	Verificare il Tipo Documento: la coincidenza cedente/cessionario è ammessa solo per specifiche autofatture (es. TD26).
00473	Per il valore indicato nell'elemento 2.1.1.1 <TipoDocumento> il valore presente nell'elemento 1.2.1.1.1 <IdPaese> non è ammesso.	Verificare il Tipo Documento e il Paese di registrazione del cliente/cedente coinvolto.

⚠ Se sono presenti più errori nello stesso documento, il SdI segnala solo il primo codice rilevato: dopo la correzione, va verificato che non emergano altri codici al reinvio.

⚠ L'elenco completo e aggiornato dei codici è pubblicato dall'Agenzia delle Entrate nelle Specifiche Tecniche del Sistema di Interscambio; i codici sono standard e comuni a tutti i software di fatturazione elettronica. Le notifiche di scarto risultano consultabili all’interno della Fattura nella sezione “Segnalazioni FE” e “Notifiche FE”. Qualora la Fattura risulti scartata ma non sono presenti le sezioni suddette, è necessario premere il pulsante “Aggiorna Notifiche” presente all’interno della Fattura.

3. Procedura di correzione e reinvio

La procedura generale, indipendente dal gestionale utilizzato, segue questi passaggi:

• 1. Individuare lo stato "Scartato" o "Rifiutato" entrando nel menu Fatture>Lista Fatture e premendo il pulsante Ricerca.
• 2. Consultare la motivazione/notifica per identificare il codice di errore. Le notifiche di scarto risultano consultabili all’interno della Fattura nella sezione “Segnalazioni FE” e “Notifiche FE”. Qualora la Fattura risulti scartata ma non sono presenti le sezioni suddette, è necessario premere il pulsante “Aggiorna Notifiche” presente all’interno della Fattura.  
• 3. Correggere il dato indicato (anagrafica, formato, importo, data) nella relativa sezione a seconda della motivazione dello scarto.
• 4. Reinviare il documento entro i termini previsti (5 giorni per lo scarto; nuovo documento per il rifiuto PA).
• 5. Verificare il nuovo stato del documento dopo l'invio e monitorarlo nei giorni successivi.

4. Fattura passiva: documento non visibile nel gestionale

La procedura generale, indipendente dal gestionale utilizzato, segue questi passaggi:

Per poter scaricare le fatture passive dal gestionale bisognerà accedere nel menu Fatture -> Ricevute e cliccare sul pulsante verde “Scarica” in alto a destra.

Qualora il sistema non rilevi documenti da importare, nella maggior parte dei casi le cause sono le seguenti:

• il codice SDI non è stato comunicato ai fornitori oppure non è stato inserito correttamente in fattura;
• nel portale dell’Agenzia delle Entrate è stato impostato come canale preferenziale di ricezione delle Fatture la PEC o il cassetto fiscale, di conseguenza, le fatture vengono recapitate tramite tali canali anziché allo SDI (M5UXCR1).

5. Fattura passiva: blocco contabilizzazione per aliquote IVA non configurate

Durante la contabilizzazione di una fattura ricevuta potrebbe comparire il seguente avviso bloccante:

"Nella configurazione delle aliquote IVA delle fatture ricevute sono presenti delle aliquote non configurate"

Questo messaggio indica che all'interno della fattura è presente una natura IVA che non è stata associata ad alcuna aliquota IVA del gestionale. In assenza di questa configurazione il sistema non è in grado di completare la contabilizzazione del documento.

Per risolvere è necessario accedere al menu Fatture > Configurazione Aliquote e verificare le righe che non presentano un'aliquota associata. Tramite l'icona della matita azzurra è possibile modificare la configurazione e collegare la natura IVA all'aliquota IVA corrispondente.

Dopo aver salvato la configurazione, è possibile tornare sulla fattura e riprovare a contabilizzare la Fattura.

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