In questo manuale verranno presentati gli aggiornamenti avvenuti sulla funzionalità del modulo Donazioni Online che consentirà di gestire le donazioni one shot e ricorrenti. Sono state principalmente snellite le maschere di funzione back-office e riadattate alle specifiche esigenze di gestione.
Il menù “Donazioni” è formato da sotto-menù che consentono di configurare e monitorare l’attività di Raccolta Fondi dell’organizzazione.
Per poter gestire nello specifico le donazioni con incasso ricorrente, dovrà innanzitutto esser attivata la modalità di incasso TS PAY, piattaforma dei servizi di incasso e pagamenti digitali erogati da TeamSystem Payments.
L’attivazione è semplice e veloce, potrà esser svolta direttamente dalla Home dell’ambiente contabile, cliccando sul pulsante Attiva gratuitamente TS Pay, come sotto evidenziato.
Se desideri ricevere maggiori informazioni, clicca sul seguente link:
Una volta attivato TS PAY, potranno esser sfruttate le funzionalità di gestione degli incassi automatici di quote e servizi legate a corsi o eventi.
Di seguito, vengono presentate le configurazioni necessarie.
1.1. Donazioni – Parametri – Modelli Donazioni
Per configurare le raccolte fondi online, è necessario in primis attivare almeno un Modello di donazione, il quale sarà strettamente collegato alla specifica Campagna donazione che verrà successivamente inserita.
Il Modello di Donazione consente di impostare velocemente dei parametri comuni per una o più Campagne di donazione, senza dover inserire manualmente in ogni specifica Campagna le parametrizzazioni di riferimento.
Nella schermata principale “Modelli Donazioni” verrà riproposto l’elenco completo dei modelli creati e con il tasto “Nuovo” sarà possibile aggiungere un nuovo Modello.
In fase di creazione del Modello di donazione, la schermata propone differenti Tabs per generare il modello.
Nella tab Metodi di Pagamento sarà possibile configurare le tipologie di pagamento accettabili (es. TS Pay, Paypal, Bonifico bancario, etc).
Nella tab Importi Donazione sarà possibile impostare uno o più importi accettabili durante la fase di adesione alla Campagna donazione.
La donazione potrà avere:
- un importo fisso,
- un importo libero,
- un importo con quota fissa + quota libera.
Durante la creazione della quota, flaggando Quota Libera si gestirà la libertà di inserimento donazione.
1.2. Donazioni – Donazioni – Campagna Donazioni
A seguito della configurazione del Modello di Donazione, è necessario attivare la specifica Campagna Donazione.
Nella schermata principale “Campagne Donazioni” verrà riproposto l’elenco completo delle Campagne e con il tasto “Nuovo” sarà possibile inserire una nuova Campagna.
Durante la fase di creazione della Campagna è richiesto il collegamento con il Modello di Donazione e l’indicazione del periodo di validità della Campagna. In questo modo, tutte le impostazioni del Modello di Donazione verranno ereditate all’interno della Campagna.
Nella maschera di creazione Campagna si indicheranno le date di inizio e fine che identificano il periodo nel quale è possibile aderire alla Campagna. La data di fine NON incide in alcun modo nelle eventuali adesioni già attive con incasso ricorrente.
Nella seconda maschera di creazione viene data la possibilità di personalizzare ulteriormente la singola Campagna, indicando ad esempio nella tab Parametri il Progetto e/o il centro di costo collegato alla raccolta fondi.
Nella tab Altri Dati si può impostare un link dove il donatore atterrerà al termine della compilazione del form di adesione alla campagna o personalizzare il form con l’inserimento di un Banner specifico.
E’ possibile aggiungere ulteriori parametrizzazioni rispetto a quelle ereditate dal Modello Donazione direttamente all’interno delle differenti tabs presenti nella scheda del Campagna Donazione, attraverso i pulsanti “Aggiungi”.
E’ possibile quindi collegare TS PAY come metodo di pagamento online anche accedendo direttamente alla Campagna Donazione – Metodi di Pagamento e lasciando il Modello Donazione privo di configurazioni relative.
In fase di inserimento di una modalità di pagamento come TS PAY, sarà necessario rientrare nella maschera e flaggare Abilita IBAN se si vorrà dare la possibilità al donatore di indicare l’Iban (addebito diretto sul conto) durante la richiesta online per i pagamenti ricorrenti.
NB: potranno essere attivate altre modalità di pagamento online, ma solamente con TS PAY si potrà gestire l’incasso ricorrente.
Nella Tab Importi Donazione è possibile impostare un’ulteriore quota che non rientra nelle predefinite a livello di Modello Donazione, attraverso il tasto “Aggiungi”.
In sede di caricamento della quota di donazione è necessario definire:
- Sigla,
- Descrizione (che comparirà del form online) “Dona10 euro”
- Tipologia: proposto online o disponibile solo in segreteria;
- Importo donazione e Prodotto,
- Modalità di incasso: Singola o Ricorrente,
- Flag Quota libera attivabile solo per donazioni one-shot, mentre è disattivato con il ricorrente.
- Frequenza con cui viene richiesto il denaro in maniera ricorrente (mensile, trimestrale, etc)
Sempre nella parametrizzazione della Campagna è possibile indicare in Tentativi di incasso il numero i tentativi di pagamento che verranno svolti dopo un pagamento fallito.
Se ad esempio viene inserito il numero 2 significa che se ricevo un primo pagamento con esito fallito e il secondo mese nel ricevo un altro con esito fallito, automaticamente l’adesione alla campagna del donatore verrà disattivata e impostata con stato Ritirato.
Si puntualizza che non viene avviato il tentativo di incasso della stessa scadenza che precedentemente ha dato esito fallito, ma si tenta di incassare sempre la successiva e nuova donazione.
Nella “i” informativa viene ricordata la corretta modalità di utilizzo della funzione.
Ovviamente se, durante il periodo di adesione, avviene un incasso con successo (e non è ancora superato il numero di tentativi di incasso inseriti nella funzione), il conteggio dei tentativi di incasso si riazzererà.
1.2.1 Campagna Donazioni - Stato Campagna vs Chiudi Campagna
Lo Stato della Campagna donazione può essere posizionato in stato NON ATTIVO se si intende disattivare immediatamente la possibilità di aderire alla campagna.
Questo non inciderà sulle adesioni già ricevute e attive con incasso ricorrente.
Cliccando su Chiudi Campagna invece, verrà disattivata la Campagna e disattivate anche tutte le adesioni finora ricevute (che verranno impostate con stato Ritirato) e i relativi incassi ricorrenti futuri.
1.3. Donazioni - Adesioni Campagne Donazioni
1.3.1 Adesioni Campagne Donazioni Online – Form Online
Durante la compilazione del form online, il donatore nella sezione Dati Pagamento potrà scegliere fra donazione singola o ricorrente e in base a tale scelta, varieranno gli importi donazione selezionabili e i pulsanti di pagamento.
In base alle modalità di pagamento preconfigurate, il donatore potrà poi scegliere IBAN o CC e seguire la procedura di inserimento dei propri riferimenti bancari per svolgere il primo pagamento di donazione.
Se nell’anagrafica è già presente una modalità di pagamento, ad esempio una carta di credito, questa NON verrà riportata in automatico nel form online, in quanto la nostra procedura non prevede un sistema di login / autenticazione; il form online è aperto. Sarà necessario il reinserimento.
1.3.2 Adesioni Campagne Donazioni Online – Lato Segreteria
In Adesione Campagne Donazioni si visualizza l’elenco delle adesioni alla raccolta fondi che entrano dall’online e attraverso i filtri di ricerca messi a disposizione, potranno esser ricercate agevolmente le adesioni alle Campagne.
Per ogni donatore viene mostrato:
- a che campagna aderisce,
- la tipologia di pagamento scelta,
- la modalità di donazione (ad esempio ricorrente bimestrale o singola),
- il numero di pagamenti già effettuati,
- quanti sono andati in insoluto (il numero di quelli pagati comprende anche gli insoluti),
- lo stato (in caso di donazione singola definisce lo stato di quel pagamento, nel caso di ricorrente definisce lo stato dell’ultimo pagamento)
- l’importo scelto
Gli Stati sono:
Accedendo alla scheda specifica di un’adesione si visualizzano tutte le informazioni legate alla stessa, tra le quali il valore da donare scelto e nella tab Pagamenti le informazioni legate alla data di pagamento, la tipologia di pagamento scelta fra quelle prestabilite a modello, lo stato dell’incasso e l’importo incassato.
In questa maschera è possibile registrare l’anagrafica con il pulsante apposito Registra Anagrafica e salvare i dati inseriti nel form personali e legati alla carta o iban direttamente nella scheda anagrafica presente in Anagrafiche – Soci e Partecipanti / Aziende, Enti e Associazioni.
A seguito della registrazione dell’anagrafica, si potrà Registrare il movimento contabile dell’incasso donazione, cliccando sul pulsante Registra.
Nella schermata riepilogativa della specifica adesione sarà sempre possibile scaricare la ricevuta di incasso donazione cliccando sul pulsante della stampa presente all’interno della tab Pagamenti e infine entrare direttamente nel movimento contabile registrato cliccando sul pulsante accanto.
Con il pulsante Ritira l’adesione alla campagna verrà disattivata e impostata in stato: Ritirato.
Lo Stato Ritirato può essere assegnato lato segreteria o lato utente:
- Lato segreteria: premendo sul pulsante Ritira dentro alla donazione, in quanto l’adesione è volontaria e il donatore può esercitare il diritto di non voler più donare in maniera ricorrente e automatica.
- Lato utente: quando il donatore intende stoppare l’adesione volontaria attraverso il link presente nella mail automatica riepilogativa che viene inviata dal sistema ad ogni fine incasso, che contiene un pulsante Disiscriviti
1.4. Statistiche Donazioni
La donazione è il singolo pagamento che il donatore fa in maniera ricorrente e automatica o one shot. In Statistiche Donazioni è possibile visualizzare l’elenco degli incassi ricorrenti derivanti dalle adesioni alle Campagne.
Nei filtri di ricerca troviamo:
- il Tipo Di Calcolo: Consolidato (indica tutti gli incassi avuti finora) e Previsionale (indica il numero di donazioni che si prevede di incassare sulla base del numero di donazioni future ricorrenti che sono attive ad oggi.
Se si seleziona Previsionale, il filtro della data di incasso DA è pre-inserito con la data di oggi, ma può essere modificata inserendo una data superiore ad oggi. La data di fine deve essere obbligatoriamente inserita per poter svolgere correttamente il report.
Se si seleziona Consolidato, il filtro della data di incasso A è pre-inserito con la data di oggi, ma può essere modificato inserendo una data precedente a quella di oggi.
- Origine (online o segreteria),
- Modalità (singola o ricorrente),
- Frequenza (mensile, trimestrale,...),
- Modalità di Pagamento,
- Stato Incasso: incassato, in attesa o fallito (se si seleziona il consolidato lo stato sarà sempre popolato a differenza del previsionale),
- Contabilizzato: Si / No.
Se è presente una donazione con stato Fallito, cliccando sul pulsante dell’informazione (i), si può visualizzare il dettaglio dell’esito incasso che riporta la descrizione e il suggerimento.
Anche dalle Statistiche è possibile contabilizzare il movimento con stato Incassato e inoltre è possibile visualizzare e scaricare la ricevuta degli incassi già contabilizzati ed accedere velocemente al movimento con il pulsante della freccia in uscita (scorciatoia).
Al termine della pagina è presente una tabella di Riepilogo raggruppato per singola campagna donazione, che indica:
- il numero di donazioni singole e l’importo relativo,
- il numero di donazioni ricorrente incassate e l’importo relativo,
- il numero di donazioni ricorrenti non incassate e l’importo presunto,
- Il totale incassato e il totale finale comprensivo di quanto incassato e quanto preventivato.
Dalle Statistiche è possibile estrapolare un file excel di report.
1.5. Adesione alla Campagna Donazione da Segreteria
E’ possibile aprire una donazione da Segreteria (menù Donazioni – Adesione campagna donazioni – Nuovo) solo se si ha attivo TS PAY e se la donazione è con tipologia incasso ricorrente.
Dalla segreteria è possibile abilitare l’incasso ricorrente accedendo alla scheda anagrafica nella tab Altro - Carte di credito / Iban – attive dove sono presenti tutti i possibili riferimenti bancari dell’utente caricati online o da segreteria e per ognuno di questi può essere definito se è predefinito o meno.
Posso disattivare in qualsiasi momento il Predefinito e quindi non visualizzerò più la carta nelle select per pagamento donazioni lato segreteria.
Al di sotto, nella sezione Richieste inviate / in errore, si trova lo storico dei tentativi ancora non conclusi di richieste di acquisizione del codice e che non sono ancora terminate. Quando l’utente termina la procedura di inserimento, scomparirà l’indicazione del tentativo di acquisizione dati.
NB: Se si tenta di eliminare una carta ma ci sono rate attive, il portale blocca l’eliminazione e segnala con un avviso.
Successivamente, per aprire una adesione alla campagna dalla segreteria, la segreteria potrà andare nel menù donazioni – adesioni – nuovo oppure dentro all’anagrafica, nella tab altro – donazioni – tasto aggiungi.
Si potrà scegliere la tipologia di donatore fra Socio (Persona fisica) o Azienda (Persona Giuridica), la Campagna, l’importo e il Metodo di pagamento preconfigurato in anagrafica. Se l’anagrafica non dispone di metodi di pagamento salvati potrà essere aggiunto direttamente dalla maschera di nuova adesione cliccando sul pulsante +.
Successivamente, si potranno seguire tutte le indicazioni riportate nei capitoli precedenti per gestire dal punto di vista contabile ed operativo le campagne donazioni con incassi ricorrenti.
1.6. Gestione insoluti Donazioni ricorrenti
Per verificare gli incassi andati in insoluto e le relative commissioni, è possibile consultare un report presente nel menù Contabilità – Movimenti – Insoluti Incasso Automatico che aiuta a verificare l’elenco totale di tali incassi.
Per coloro che dispongono sia della gestione delle iscrizioni che delle donazioni online con incasso ricorrente nel Report Insoluti troveranno l’insieme degli insoluti di entrambe le origini (iscrizioni e donazioni).
Da questa funzione si potrà procedere alla contabilizzazione dei costi di insoluto tramite un movimento di Pagamento vario o Prima Nota generale.
Il report è presente nel menù in Contabilità - Movimenti.
Se desideri visualizzare il webinar esplicativo, clicca sul seguente link:
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