Modulo Magazzino – Sportivi & Terzo Settore

Con l’attivazione del Modulo Magazzino troverete all’interno del portale una nuova sezione dedicata alla gestione del “Magazzino” che permetterà di gestire:

Ordini Soci/Clienti/Fornitori
DDT vs Soci/Clienti
Carico/Scarico merci
Situazione magazzino
Inventario

2. PARAMETRIZZAZIONE

2.1 Creazione Prodotti

Per poter gestire correttamente il Magazzino occorre innanzitutto creare i Prodotti all’interno del menù Società > Prodotti > Prodotti/Servizi cliccando in alto a destra sul pulsante “Nuovo”:

Di seguito alcune indicazioni sulla compilazione della maschera:

Sigla: consigliamo l’utilizzo di una Sigla progressiva (es. P-001, P-002..);
Stato: lo stato “Attivo” indica che è possibile richiamare successivamente il Prodotto in fase di gestione Magazzino, lo Stato “Non Attivo” invece non vi permetterà di richiamarlo;
Tipologia/Categoria: se si desidera categorizzare i prodotti e raggrupparli, è possibile creare le varie Tipologie/Categorie dal menù Società>Parametri>Tipologia/Categoria cliccando il tasto Nuovo;
Prezzo di Acquisto: è possibile gestire il prezzo di acquisto del bene;
Prezzo di Vendita: è possibile indicare il prezzo di vendita del bene;
Conto di Vendita: Conto Economico da abbinare al Prezzo di Vendita;
Conto di Acquisto: Conto Economico da abbinare al Prezzo di Acquisto;
Aliq. Iva: campo obbligatorio relativo all’aliquota da applicare al prodotto;
Unità di misura: per indicare l’unità di misura del bene;
Descrizione commerciale: se inserito un testo in questo campo, questo verrà riportato anche nella Fattura;
Note: campo utile per l’inserimento di Note interne;
Fornitore: è possibile richiamare l’anagrafica del Fornitore abituale per la fornitura del prodotto.

Nella seconda parte della maschera è possibile gestire:

Flag Magazzino: permette di abilitare il prodotto per la gestione del Magazzino;
Abilita ordine fornitore: per gestire gli ordini di questo prodotto ai Fornitori

Nella paletta “Listini Mag”, cliccando su tasto aggiungi, per ogni prodotto sarà possibile creare diversi Listini:

Listino Prodotto/Cliente –> viene definito un listino per singolo Socio/Cliente
Listino Prodotto/Param. Cliente –> viene definito un listino applicando diversi parametri (Categorie, Gruppi,..)
Durata e dati disponibilità e prezzo –> Attraverso i campi “Da Data .. A Data” è possibile indicare la validità del Listino e nel Campo “Prezzo” il Prezzo di vendita del Listino.

Nella paletta “Scorta Minima” invece, cliccando su “Aggiungi”, sarà possibile indicare la Scorta minima del prodotto per singolo Magazzino (è possibile creare i magazzini dal menù Magazzino > Parametri > Magazzino):

2.2 Parametrizzazione Modulo Magazzino

È necessario prima di tutto parametrizzare le varie sezioni all’interno del menù Magazzino > Parametri.

2.2.1 Magazzino

Entrando nel menù Magazzino > Parametri > Magazzino e cliccando sul tasto “Nuovo” sarà possibile creare i Magazzini inserendo la Sigla e la Descrizione:

Inoltre, rientrando successivamente nel singolo Magazzino con la pennina e cliccando Aggiungi sarà possibile richiamare il Prodotto/Servizio ed aggiungere la relativa Scorta Minima per quello specifico Magazzino:

2.2.2. Tipo Documento

È necessario creare le varie Causali dal menù Magazzino > Parametri > Tipo Documento cliccando in alto a destra sul pulsante Nuovo:

E’ necessario inserire una Sigla (001, 002, ..), una Descrizione (consigliamo di inserire la stessa descrizione del tipo documento scelto), e selezionare appunto il Tipo di documento dall’elenco. Infine, cliccando “Inserisci”, verrà creata la nuova Causale.

Le Causali più comuni che suggeriamo di creare sono le seguenti:

Ordini Fornitori (esempio: la nostra Associazione deve acquistare dal fornitore A.B.C. srl 100 penne e dunque farà un ordine di acquisto)
Documento di Arrivo (esempio: quando l’ordine di 100 penne arriverà fisicamente e verrà caricato a magazzino – nel magazzino ora risulteranno 100 penne)
Ordini Soci (esempio: una Persona Fisica (Mario Rossi) ordina all’Associazione 10 penne – in questo caso non avverrà lo scarico dal magazzino ma le 10 penne risulteranno “Impegnate”)
Ordini Clienti (esempio: un Persona Giuridica (Azienda Xy srl) ordina all’Associazione 10 penne – anche in questo caso non avverrà lo scarico dal magazzino ma le 10 penne risulteranno “Impegnate”)
DDT vs Soci (esempio: consegno fisicamente le 10 penne a Mario Rossi – in questo caso avverrà lo scarico dal magazzino di 10 penne)
DDT vs Clienti (esempio: consegno fisicamente le 10 penne all’Azienda Xy srl – anche in questo caso avverrà lo scarico dal magazzino di 10 penne)
Giacenza Iniziale – questa causale vi permetterà di inserire la quantità iniziale presente in magazzino;
Passaggio interno – questa causale vi permetterà di spostare prodotti dal Magazzino 1 al Magazzino 2 e viceversa;
Rettifiche – questa causale vi permetterà di rettificare delle merci dal magazzino nel caso queste siano difettose, deteriorate e/o non più vendibili.

Dopo aver inserito le varie Causali, cliccando la matitina azzurra in corrispondenza delle singole, sarà possibile inserire ulteriori parametri:

Impostando infatti la “Causale Riga Default”, il campo “Causale” presente all’interno dell’Ordine Fornitori verrà popolato automaticamente senza doverlo reinserire di volta in volta.

2.2.3. Vettori

Dal menù Magazzino > Parametri > Vettori, cliccando in alto sul tasto “Nuovo”, è possibile censire i Vettori che seguiranno le spedizioni.

E’ sufficiente indicare una Sigla (01, 02,..) e la Descrizione del Vettore.

3. GESTIONE MAGAZZINO

Dopo aver inserito i parametri del Magazzino, è possibile procedere con la parte operativa di questo modulo:

3.1. Ordini Soci/Clienti/Fornitori

L’inserimento degli Ordini dei Soci/Clienti o dei Fornitori non è obbligatorio, ma può essere gestito dal menù Magazzino > Ordini.

3.1.1. Ordini Fornitori

(Esempio: la nostra Associazione deve acquistare dal fornitore A.B.C. srl 100 penne e dunque farà un ordine di acquisto)

Per inserire l’Ordine di acquisto a sistema è necessario entrare nel menù Magazzino > Ordini > Ordini Fornitori e cliccare in alto a destra sul pulsante “Nuovo”:

Nella maschera sottostante è possibile richiamare il Fornitore, selezionare il Magazzino per il quale fa riferimento l’Ordine e, cliccando “Aggiungi” è possibile inserire le varie righe che compongono l’Ordine di acquisto:

Vi verranno proposte due Causali tra cui scegliere:

Descrittiva: vi permetterà di inserire una Riga di Descrizione senza dover indicare alcun importo;
Ordine: vi permetterà di inserire una Riga con maggiori specifiche (es: Quantità, Prezzo, eventuale Sconto ecc..)

Infine, cliccando “Registra”, l’Ordine di acquisto verrà inserito a sistema e potrà essere consultato nel menù Magazzino > Ordini > Ordini Fornitori cliccando il tasto “Ricerca”:

3.1.2. Ordini Soci/Clienti

(Esempio: una Persona Fisica (Mario Rossi) o una Persona Giuridica (Azienda Xy srl) ordina all’Associazione 10 penne – in questo caso non avverrà lo scarico dal magazzino ma le 10 penne risulteranno “Impegnate”)

Per inserire l’Ordine di acquisto a sistema è necessario entrare nel menù Magazzino > Ordini > Ordini Soci/Clienti e cliccare in alto a destra sul pulsante “Nuovo”.

Nel “Tipo Documento” potrete selezionare “Ordini Soci” se l’Ordine dovrà essere agganciato a una Persona Fisica, “Ordini Clienti” se l’Ordine dovrà essere agganciato invece a una Persona Giuridica.

Di seguito mostriamo l’esempio con il Tipo Documento “Ordini Soci”.

Nella maschera sottostante è possibile richiamare il Socio, selezionare il Magazzino per il quale fa riferimento l’Ordine e, cliccando “Aggiungi” potrete inserire le varie righe che compongono l’Ordine di vendita:

Infine, cliccando “Registra”, l’Ordine di vendita verrà inserito a sistema e potrete stamparlo cliccando in alto a destra sul pulsante “Stampe”:

Anteprima Stampa Ordine: Anteprima Stampa Ordine + Iva:

Anche in questo caso il documento potrà essere sempre consultato dal menù Magazzino > Ordini > Ordini Soci/Clienti cliccando il tasto “Ricerca”.

3.2. Movimenti – Documenti Magazzino

Nella sezione Movimenti > Documenti Magazzino si troverà l’elenco di tutte le tipologie di documenti che sono stati precedentemente inseriti ed è possibile entrare con la matitina nel documento e modificarlo o semplicemente consultarlo.

Per inserire un nuovo documento, cliccare in alto a destra sul pulsante “Nuovo” e richiamare la tipologia di documento desiderata (Causale).

Di seguito vengono presentate le maschere di registrazione dei principali documenti di magazzino.

3.2.1. Giacenza Iniziale

Questa causale permette di inserire la giacenza iniziale del magazzino. Nella maschera di Giacenza Iniziale dovrà esser selezionato il relativo Magazzino e all’altezza di “Righe”, cliccando il tasto “Aggiungi” sarà possibile riportare le giacenze degli articoli di magazzino.

Infine, cliccando su “Registra” verrà confermato l’inserimento.

3.2.2. DDT vs Soci / DDT vs Clienti

Entrando nel menù Magazzino > Documenti Magazzino, cliccando in alto a destra sul pulsante “Nuovo”, e richiamando la Causale “DDT vs Soci” o “DDT vs Clienti” è possibile elaborare il relativo Documento di Trasporto.

Per generare il DDT vs Soci o il DDT vs Clienti è necessario prima di tutto verificare di aver configurato il Registro DDT che ordinerà i documenti di trasporto. Per tale configurazione, entrare nel menù Società > Parametri > Registro e inserire il Registro DDT, richiamando il Tipo Registro “Registro DDT”.

Nel caso in cui dovrà essere gestita la fatturazione differita, occorrerà creare le apposite Causali dal menù Società > Parametri > Causali, richiamando come tipo causale “Fattura Vendita Differita vs Privato” e/o “Fattura Vendita Differita vs Azienda”.

Di seguito si riporta un esempio di compilazione della maschera del Documento di trasporto vs Persone fisiche.

Sarà necessario richiamare il Socio, selezionare il Magazzino per il quale fa riferimento il DDT, richiamare il Registro ed inserire il numero di Protocollo e data. Successivamente, in corrispondenza delle righe, si andranno ad inserire le righe di prodotto.

Cliccando su “Aggiungi” verrà inserita una nuova riga di prodotto non collegata ad un precedente ordine a persona fisica.

Cliccando invece su “Importa da Ordini” si richiamerà un Ordine Socio già esistente che permetterà di chiudere la posizione “pendente” (Impegnato) del socio e dell’articolo di magazzino, senza dover inserire nuovamente tutti i dati.

In questo caso, selezionare le righe di interesse e premere successivamente sul pulsante “Importa” per salvare il dato.

Nella paletta “Dati Trasporto” sarà possibile inserire il Vettore e le caratteristiche della spedizione:

Nella paletta “Dati Spedizione” sarà possibile, inoltre, inserire l’indirizzo della spedizione:

Ricordiamo che nel campo “Selezione indirizzo” è possibile riportare automaticamente un indirizzo di Spedizione presente nella scheda anagrafica del soggetto, in alternativa, è possibile compilare manualmente gli altri campi della schermata.

Per inserire l’indirizzo è necessario, infatti, entrare nell’Anagrafica del soggetto d’interesse (menù Anagrafiche > Soci e Partecipanti) e nella palettina “Anagrafica”, cliccando il tasto “Aggiungi” sarà possibile aggiungere un nuovo indirizzo Spedizione:

Dopo aver censito l’indirizzo di Spedizione nell’Anagrafica del soggetto, rientrando nella maschera relativa al DDT vs Soci, nella palettina “Dati Spedizione” troverete l’indirizzo appena censito:

Infine, cliccando “Registra”, il DDT verrà inserito a sistema e potrete stamparlo in diversi formati cliccando sul pulsante “Stampe”.

Anteprima Stampa “Documento di trasporto”:

Anteprima Stampa “Documento di trasporto Iva” e “Documento di trasporto senza prezzi”

Con l’inserimento del DDT sarà possibile generare la Fattura Differita entrando nel menù Fatture > Fattura Differita > Calcola Fattura Differita. Cliccando “Ricerca” compare l’elenco dei DDT già selezionati in base ai filtri applicati.

Una volta selezionati i DDT di interesse, premendo il pulsante “Calcola Fatture”, si genereranno le anteprime delle relative Fatture Differite.

La Fattura Differita la troverete ora nel menù Fatture > Fatture Differite > Anteprima Fattura Differita e sarà possibile elaborarla premendo sul pulsante “Genera Fattura”:

Le Fatture generate saranno visibili successivamente nel menù Fatture > Lista Fatture

Si ricorda che le maschere di registrazione del DDT verso persone giuridiche e della relativa elaborazione della fattura differita sono le medesime.

3.2.3. Documento di Arrivo

(quando l’ordine di 100 penne arriverà fisicamente e verrà caricato a magazzino – nel magazzino ora risulteranno 100 penne)

Dal menu Magazzino > Movimenti > Documenti Magazzino sarà possibile inserire il “Documento di Arrivo”. Questa causale verrà utilizzata quando l’Ordine del Fornitore arriverà fisicamente nel Magazzino.

Nella maschera di “Documento di Arrivo” si dovrà richiamare il Fornitore, selezionare il relativo Magazzino e all’altezza di “Righe”, cliccando il tasto “Aggiungi” sarà possibile specificare i singoli articoli e la quantità da caricare a magazzino:

Infine, cliccando su “Registra” verrà confermato l’inserimento.

3.2.4. Passaggio interno / Rettifiche

Per inserire un movimento di “Passaggio interno” o “Rettifica” basterà entrare nel menù Magazzino > Movimenti > Documenti Magazzino, cliccare in alto a destra sul pulsante “Nuovo” e richiamare la Causale “Passaggio Interno” o “Rettifiche” a seconda della casistica.

Faremo l’esempio “Passaggio Interno” in quanto la maschera per la Causale “Rettifiche” è la medesima.

Cliccando “Inserisci” si aprirà la seguente maschera che vi permetterà di selezionare il Magazzino per il quale effettuare il Passaggio Interno di Carico/Scarico e cliccando “Aggiungi” sarà possibile inserire le singole righe richiamando i Prodotti per cui si vuole modificare la giacenza:

Sarà possibile selezionare la Causale “Passaggio Int. Carico” che vi permetterà di inserire un movimento in positivo (carico merci a magazzino) oppure “Passaggio Int. Scarico” che vi permetterà di inserire un movimento in negativo (scarico merci a magazzino). Ricordiamo che la Causale “Passaggio Int. Scarico” è già di per sé una Causale negativa, dunque, non è necessario inserire l’importo con il segno meno (-).

Nel caso in cui si gestiscano gli ordini di produzione (ordini interni carico / scarico), sarà possibile richiamare un preciso ordine cliccando, in corrispondenza delle righe, sul pulsante “Importa da ordine Interno” e seguire la procedura richiesta.

Infine, cliccando “Registra”, il movimento verrà inserito a sistema e potrà esser stampato cliccando sul pulsante “Stampe.

3.3. Situazione Magazzino

Nel menù Magazzino > Movimenti > Situazione Magazzino è possibile avere una lista dettagliata della disponibilità in tempo reale del Magazzino. E’ necessario applicare almeno i filtri dell’Esercizio e del Magazzino.

Cliccando la matitina azzurra in corrispondenza di ogni Prodotto comparirà una maschera dettagliata dello Storico e dell’attuale Giacenza del Prodotto:

In corrispondenza della colonna “Dispo. Calc” (Disponibilità Calcolata) e “Disp. Reale” (Disponibilità Reale) è possibile prendere visione della formula applicata:

Cliccando invece il pulsante “Stampe” in alto a destra potrete estrapolare una stampa della Situazione del magazzino in formato Excel:

3.4. Movimenti Prodotti/Servizi

Nel menù Magazzino > Movimenti > Movimenti Prodotti/Servizi è necessario richiamare il filtro di ricerca dell’Esercizio e del Prodotto per avere una lista dettagliata dei movimenti.

E’ possibile estrapolare una Stampa in Excel della lista movimenti cliccando sul pulsante “Stampe”.

Premendo invece l’icona “i” è possibile visualizzare la Giacenza di fine Esercizio.

Nel nostro esempio l’Esercizio è impostato per anno solare (dal 1° Gennaio al 31 Dicembre):

3.5. Inventario

Al termine di ogni Esercizio occorrerà effettuare l’Inventario del Magazzino per poter riportare la Giacenza finale automaticamente all’inizio dell’esercizio successivo. Sarà necessario, infatti, effettuare l’Inventario per ogni magazzino censito.

Sarà sufficiente entrare nel menù Magazzino > Movimenti > Inventario e compilare la maschera come sotto riportato:

Esercizio: inserire l’Esercizio per il quale volete effettuare l’Inventario alla fine dell’anno;
A data: indicare la data di fine Esercizio (nel nostro esempio l’Esercizio è impostato per anno solare, dunque, la fine dell’Esercizio sarà il 31 dicembre);
Magazzino: indicare il Magazzino per il quale effettuare l’Inventario.

Nella seconda parte della maschera “Dati nuovo documento” compilare come sotto riportato:

Esercizio: inserire il Nuovo Esercizio nel quale volete riportare la Giacenza;
Stagione: inserite la Stagione di riferimento;
Data Doc: inserire come data il primo giorno dell’Esercizio nuovo (nel nostro esempio l’Esercizio è impostato per anno solare, dunque, l’inizio dell’Esercizio sarà il 1° gennaio);
Tipo Documento: inserire la Causale “Giacenza Iniziale”;
Costo Articolo: scegliere la tipologia di calcolo del costo di valorizzazione degli articoli di magazzino;
Causale: inserire la Causale “Giacenza Iniziale”.

Dopo aver compilato la maschera vi basterà premere il pulsante “Elabora” per riportare correttamente la giacenza di magazzino. La funzione genererà in automatico una nuova riga di documento “Giacenza Iniziale” nell’elenco dei documenti (Magazzino > Documenti magazzino).

1. INTRODUZIONE