1. Attivazione e Presupposti per sfruttare la Contabilizzazione Automatica
Il seguente manuale ha lo scopo di mostrare come poter configurare in autonomia la contabilizzazione automatica all’interno della tua Contabilità e di far comprendere le logiche gestionali di tale funzione.
All’interno della piattaforma contabile, potrai attivare la nuova funzione di contabilizzazione automatica degli incassi provenienti dalle iscrizioni online ai corsi, eventi o attività o dalle donazioni online.
La funzione è attivabile da:
- Coloro che dispongono di una versione di contabilità semplificata ADV / contabilità ordinaria PRO
- Coloro che gestiscono le iscrizioni online o donazioni online
- Coloro che permettono all’utente finale di pagare mediante carta di credito / debito o addebito diretto sul conto con le modalità di pagamento elettroniche (es. TS PAY, Stripe, Nexi, Nexi by Intesa, Satispay, Paypal).
- Coloro che hanno impostato la gestione di incasso automatico / ricorrente su donazioni o iscrizioni online (mediante TS PAY).
- Coloro che dispongono dell’App di Area Riservata per Soci e Tesserati e ricevono distinte di pagamento dalle aree personali con pagamento one shot o ricorrente
NB: Per poter gestire gli incassi automatici delle quote o dei servizi di partecipazione ad un corso / evento che intendi organizzare, dovrà innanzitutto esser attivata la modalità di incasso TS PAY, piattaforma dei servizi di incasso e pagamenti digitali erogati da TeamSystem Payments.
L’attivazione è semplice e veloce, potrà esser svolta direttamente dalla Home dell’ambiente contabile, cliccando sul pulsante Attiva gratuitamente TS Pay, come sotto evidenziato.
Se desideri ricevere maggiori informazioni, clicca sul seguente link:
https://www.teamsystem.com/associazioni/terzo-settore-in-cloud/funzionalita/donazioni-ricorrenti-e-addebiti-automatici/
Una volta attivato TS PAY, potranno esser sfruttate le funzionalità di gestione degli incassi automatici di quote e servizi legate a corsi o eventi o raccolte fondi, abbinate alla contabilizzazione automatica degli stessi.
1.1 Configurazioni base della Contabilizzazione Automatica
Per attivare e definire i campi di configurazione che permetteranno di sfruttare la contabilizzazione automatica delle varie scadenze incassate tramite i metodi di pagamento elettronici è necessario accedere al menù Società – Parametri – Configurazioni Contabilizzazione Automatica.
In questa maschera flaggare “Attiva Contabilizzazione Automatica”: in questo modo si attiverà tale gestione in tutti i tipi iscrizione e in tutti i modelli donazione in uso.
Successivamente compilare tutti i campi richiesti:
- Causale Commissioni e Conto Commissioni: utili per la registrazione dei soli importi legati alle commissioni.
- Con Blocco dopo Errore potrà essere definito per ogni tipologia di documento (Quota, Fattura, Liberalità) se Bloccare o Non Bloccare le future registrazioni contabili in caso di errore.
Impostando “Blocca” ad esempio sulle Fatture, se in fase di contabilizzazione automatica viene riscontrato un errore per la registrazione legata ad una Fattura, tutte le successive registrazioni legate a Fatture verranno bloccate.
Il blocco ha l’obiettivo (soprattutto in caso di Fatture) di evitare che la progressione del numero di protocollo non sia coerente con la data di registrazione.
- Causale Giroconto e Conto Transitorio: necessari alla registrazione delle distinte di pagamento dell’area riservata. Nel caso in cui vengano create delle distinte di pagamento che devono essere registrate con tipologie di documento diverse (fattura, quota, liberalità), è necessario passare attraverso una scrittura di giroconto che permetterà in automatico la divisione delle registrazioni per tipologia di documento.
Nella seconda parte della maschera si visualizza l’elenco di tutte le tipologie di iscrizioni e modelli donazione configurate all’interno della propria piattaforma contabile con il dettaglio legato a:
- Tipologia (iscrizioni o donazioni)
- Tipo movimento (documento che verrà elaborato con la registrazione contabile: Fattura, Quota, Liberalità)
- Tipo contabilizzazione:
o Automatica: tutti i parametri per la contabilizzazione sono stati impostati e inseriti correttamente
o Manuale: la contabilizzazione automatica non è attiva
o Automatica + Mancata configurazione: contabilizzazione automatica attiva, ma i parametri non sono stati impostati correttamente.
Per risolvere la problematica legata alla mancata configurazione, è possibile accedere alla scheda del Tipo iscrizione / Modello donazione tramite la scorciatoia presente nella matita laterale sinistra.
1.2 Gestione parametri di Contabilizzazione Automatica nei Tipi Iscrizione / Modelli Donazione
All’interno della pagina di modifica della tipologia di iscrizione / modelli donazione sarà possibile attivare e impostare i parametri utili per la contabilizzazione automatica.
Impostandoli correttamente scomparirà l’avviso di mancata configurazione.
NB: Ricordiamo che la scelta della modalità di contabilizzazione viene gestita sul Tipo iscrizione / Modello Donazione e non sullo specifico corso/evento/campagna donazione creata.
Nella maschera sarà visibile il Tipo di contabilizzazione attuale e nella Tab “Contabilizzazione” potranno essere inseriti / aggiornati i valori richiesti per effettuare la contabilizzazione automatica.
I valori sono:
- Tipo movimento
- Causali contabili da utilizzare vs persona fisica / persona giuridica
- Tipo Contabilizzazione
- Registro Sezionale o di IVA vs persona fisica / persona giuridica
Tipo Iscrizione
Modello Donazione
1.3 Visione della scheda del Corso/Evento e della Campagna Donazione
All’interno delle pagine di modifica del Corso/Evento oppure della Campagna donazione, sarà ben visibile la tipologia di contabilizzazione impostata nel campo “Tipo Contabilizzazione”.
Questo dato non è modificabile direttamente da questa maschera, in quanto ereditato dal tipo di iscrizione / modello donazione collegato.
Scheda del Corso/Evento
Scheda della Campagna Donazione
1.4 Funzione di Esito Contabilizzazione Automatica
All’interno del menù Contabilità – Movimenti – Esiti Contabilizzazione Automatica è possibile visualizzazione e gestire tutte le registrazioni di incasso per le quali è stata impostata la contabilizzazione in modo automatico.
Grazie ai filtri di ricerca è possibile filtrare le scadenze per monitorarle in maniera più approfondita.
Nella seconda parte della maschera, dove è visibile l’elenco delle scadenze, è presente un’ultima colonna “Stato elaborazione” che aiuta a comprendere lo stato contabile della specifica scadenza.
I valori riscontrabili sono:
- Da Elaborare: la scadenza deve ancora essere contabilizzata
- Elaborato: la procedura ha contabilizzato la scadenza con successo
- In errore: durante la procedura di contabilizzazione è stato riscontrato un errore che non ha permesso il completamento della stessa. Per comprendere la natura dell’errore e risolverlo è necessario cliccare il pulsante “i” vicino all’avviso di errore, che attraverso la finestra informativa, darà le indicazioni dell’errore e un suggerimento per la risoluzione dello stesso.
In alcuni casi, sarà presente anche una scorciatoia (pulsante “Gestisci errore”) che permetterà di andare direttamente sulla posizione in cui si potrà risolvere l’errore.
1.5 Area Soci: Gestione Distinta Pagamento
Nel menù Iscrizioni - Distinte di Pagamento, si troveranno tutte le distinte caricate dai singoli utenti attraverso la propria area.
Nel caso in cui l’utente paga, attraverso la sua area riservata, mediante modalità digitale e l’associazione ha attivato la contabilizzazione automatica, la distinta entrerà con lo stato: Confermato e con l’esito: Incassato (esito di TS PAY) e contabilizzato: No, fino al momento in cui la procedura elaborerà la corretta registrazione.
A quel punto la registrazione contabile sarà visualizzabile direttamente nella Lista dei Movimenti.
Verranno riportati due movimenti: il primo riporta la causale scelta in sede di parametrizzazione iniziale (es. Quota, Fattura, Liberalità) e il secondo riporta le spese di commissione con registrazione di Pagamenti Vari.
2. Logiche di registrazione dell’anagrafica di persona fisica e/o persona giuridica
Per permettere la contabilizzazione delle scadenze di quote o donazioni è necessario che venga registrata in modo automatico l’anagrafica, al fine di poter non solo registrare il movimento contabile nominale, ma anche poter elaborare in automatico la ricevuta o il documento fattura e poterlo inviare in automatico tramite mail all’indirizzo dell’anagrafica specifica.
Di seguito vengono riportate le logiche di salvataggio dell’anagrafica:
PERSONA FISICA
La ricerca avviene solo se l’anagrafica temporanea (non ancora salvata nel database) riporta il codice fiscale
1. Se viene trovata una sola anagrafica a database, viene presa quella
2. Se vengono trovate più anagrafiche a database, viene svolta una ricerca:
A. Se una di queste anagrafiche è in Stato: Attivo, viene presa quella.
B. Se entrambe le anagrafiche presentano lo stesso stato (Attivo / Non Attivo), viene bloccato il salvataggio e non viene svolta alcuna registrazione. Procedere manualmente a verificare la problematica.
Nel caso di incapacità di risoluzione problematica, contattare il reparto di assistenza.
PERSONA GIURIDICA
La ricerca avviene solo se l’anagrafica temporanea (non ancora salvata nel database) riporta almeno un dato fra codice fiscale e partita iva
1. Codice Fiscale e Partita Iva
a. Ricerca di anagrafiche che abbiano entrambi questi valori
i. Se viene trovata una sola anagrafica, verrà presa quella
ii. Se vengono trovate più anagrafiche:
1. Di cui una soltanto con stato “Attivo”, verrà presa quella
2. Di cui una soltanto con tipo “Cliente” verrà presa quella
b. Se la ricerca a. non va a buon fine, viene fatta una ricerca di anagrafiche che hanno almeno uno dei due campi uguale
i. Se viene trovata una sola anagrafica, verrà presa quella
2. Solo Codice Fiscale
a. Ricerca di anagrafiche che hanno lo stesso codice fiscale
i. Se viene trovata una sola anagrafica, verrà presa quella
ii. Se vengono trovate più anagrafiche:
1. Di cui una soltanto con stato “Attivo”, verrà presa quella
2. Di cui una soltanto con tipo “Cliente” verrà presa quella
3. Solo Partita Iva
a. Ricerca di anagrafiche che hanno la stessa partita iva
i. Se viene trovata una sola anagrafica, verrà presa quella
ii. Se vengono trovate più anagrafiche:
1. Di cui una soltanto con stato “Attivo”, verrà presa quella
2. Di cui una soltanto con tipo “Cliente” verrà presa quella
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