Agenda per la gestione Appuntamenti

La presente guida ha lo scopo di spiegare la nuova gestione dell’Agenda Appuntamenti disponibile in tutte le versioni del software Terzo Settore e Sportivi in Cloud. 

1. Attivazione e Presupposti di utilizzo dell’Agenda Appuntamenti

La nuova funzionalità di Agenda Appuntamenti, disponibile nel vostro software Terzo Settore / Sportivi in Cloud all'interno del menù Società - Agenda consente di creare degli eventi e di inserire i relativi appuntamenti con la possibilità di impostare un promemoria che ci avvisa giorni prima della data dell’appuntamento. Il promemoria sarà visibile direttamente nella Home page del software, attivando il widget dedicato.

Non è necessario disporre di presupposti o versioni specifiche, in quanto la funzionalità è visibile in tutte le versioni.

Per poter iniziare ad utilizzare l’Agenda è necessario in primis configurare le differenti tipologie di appuntamento che intendiamo gestire.

Nel menù Società – Agenda - Tipo Appuntamento – Nuovo è importante impostare una sigla, una descrizione e un colore da collegare alla specifica tipologia di appuntamento, per poterlo identificare facilmente all’interno della vista a Calendario degli eventi.

                                                   

1.1. Agenda Appuntamenti

All’interno del menù Società – Agenda - Agenda Appuntamenti si visualizza il calendario degli appuntamenti in visualizzazione Mensile, Settimanale o Giornaliera (per passare da una visione all’altra cliccare sulla selezione inquadrata in alto).

Sarà possibile inoltre visualizzare in maniera riepilogativa gli appuntamenti / memo, consultando la finestra posizionata in alto a destra. Cliccando sulla riga dell’appuntamento si aprirà la scheda di dettaglio relativa dove sarà possibile aggiornare o eliminare l’evento.

Per inserire un nuovo evento/appuntamento all'interno dell'Agenda, selezionare il giorno, l’orario, trascinando il mouse in direzione verticale o, in alternativa, inserendo l’orario di inizio e di fine direttamente nel modal che viene automaticamente mostrato durante l’inserimento dell’appuntamento.
E’ possibile impostare l’incontro/appuntamento per una intera giornata o più giornate: agire sulla finestra di creazione dell’evento, modificando la Data di inizio e fine e impostando “Tutto il giorno”.

Indicare nella finestra una Descrizione (Titolo Appuntamento), il Tipo Appuntamento e lo Stato (Confermato, Fatto, Sospeso…), il quale verrà sempre mostrato nella finestra di riepilogo dell'agenda posizionata in alto a destra.

Inoltre, sarà possibile impostare il promemoria (con il campo “Imposta Promemoria”) e i giorni di promemoria relativi a tale appuntamento, ovvero il numero di giorni antecedenti l’evento durante i quali il sistema vi segnalerà in Home Page l’avviso.

Infine, con “Occupa Risorse” è possibile impegnare una Sede specifica e/o un Collaboratore o Utente specifico a quell'attività.

 

1.2. Elenco Appuntamenti

All'interno della sezione Agenda - Elenco Appuntamenti è possibile visualizzare l'elenco di tutti gli appuntamenti o eventi pianificati filtrabile per i campi visualizzabili nella sezione Ricerca. L'elenco in analisi potrà essere estrapolato in formato pdf o excel dal pulsante Stampe in alto a destra. 

Nel file excel sarà possibile visualizzare un dettaglio dell’occupazione delle risorse. 

 

1.3. Promemoria Appuntamenti in Home Page

Nella Home Page sarà possibile visualizzare il promemoria degli appuntamenti / eventi inseriti. Per attivare il widget, clicca su “Modifica Home” e seleziona il widget di “Agenda Appuntamenti”.

Una volta attivato, comparirà il widget composto da una prima parte contenente una visione veloce degli appuntamenti fissati nel giorno specifico in cui si sta visualizzando la finestra; e una seconda sezione dedicata agli appuntamenti per i quali è stato impostato un promemoria nella scheda dell’appuntamento.

Importante ricordare che se non viene attivato il promemoria all’evento (con “Imposta Promemoria”), non si visualizzerà nella home page l'appuntamento prossimo alla scadenza!