Il presente documento ha lo scopo di illustrare l’aggiornamento della modalità di configurazione e gestione delle iscrizioni ai corsi/eventi/attività organizzati dall’associazione/ente.
L’aggiornamento si è basato sulla semplificazione e snellimento della procedura di creazione della struttura dei corsi / eventi con lo scopo di guidare l’utente nella configurazione autonoma dei corsi e delle iscrizioni.
Puntualizziamo che tutte le funzionalità già attive sono state riordinate e raggruppate per macro-argomenti, consentendo una più rapida e lineare configurazione.
Di seguito si analizzeranno i principali step operativi di configurazione. Per maggiori approfondimenti, si invita a richiedere supporto tramite il canale diretto di Assistenza.
Indice:
STRUTTURA CORSI E ISCRIZIONI
La struttura dei corsi / eventi e attività prevede la creazione di differenti livelli di attività:
- Tipo Iscrizione: modello di configurazioni che verranno replicate automaticamente a tutti i corsi/eventi collegati a tale modello.
- Tipo Corso/evento: secondo livello di configurazione che raggruppa corsi o eventi di una stessa tipologia, pur essendo tutti collegati ad un unico Tipo iscrizione. (Es. Tipo Iscrizione: Corsi Sportivi annata XX, Tipo Corso: Ginnastica, Volley, Basket). Il Tipo Corso è fondamentale per ricercare agevolmente tutti i corsi di una stessa categoria durante i report legati alle iscrizioni.
- Corso/Evento/Attività: terzo e ultimo livello che consente di personalizzare per ogni attività le quote incassate e le informazioni da richiedere all’iscrivente. Questo sarà il livello che consentirà di ottenere in automatico il link di accesso al form online per l’iscrizione al corso/evento specifico. Inoltre, arrivare a questo grado di specificità è fondamentale per formulare in maniera puntuale report riguardanti il relativo corso.
Il Tipo di iscrizione è di tre tipologie:
- Corso: consente di gestire le iscrizioni ai Corsi/Eventi/Attività;
- Socio: consente di gestire le ammissioni alla compagine associativa formata da persone fisiche;
-
Iscr/rinnovo Azienda: consente di gestire le ammissioni alla compagine associativa formata da persone giuridiche.
All’interno del Tipo Iscrizione, sarà possibile impostare:
- i Dati di Testata contenente le informazioni base del Tipo Iscrizione,
- le Iscrizioni online che prevedono la personalizzazione del form online, i metodi di pagamento, l’impostazione di eventuali testi aggiuntivi (note), il testo delle mail da inviare durante l’iter di iscrizione, la definizione dei campi di accettazione a Privacy, Regolamenti e Dichiarazioni e infine la possibilità di definire i documenti da inviare all’iscritto.
- la Modulistica che consente di personalizzare il modulo di iscrizione collegato a tale modello (Tipo Iscrizione),
- i Servizi/Opzione che prevedono la possibilità di configurare richieste di info aggiuntive o ulteriori servizi a pagamento da aggiungere al prezzo di vendita del corso/evento. Se inseriti nel tipo iscrizione, saranno automaticamente riportati all’interno dello specifico corso/evento che verrà collegato a tale modello di iscrizione,
- Altri Dati che consentono di personalizzare ulteriormente l’iter di iscrizione.
- la Contabilizzazione che prevede la scelta del tipo di contabilizzazione (manuale o automatica) dei movimenti e la configurazione dei parametri base che consentono tale automatismo.
Nelle prossime pagine verranno spiegate nello specifico le principali configurazioni necessarie per attivare un corso/evento/attività, concetti base applicabili anche nella configurazione del modello di iscrizione (Tipo iscrizione).
Inoltre, ricordiamo che tutto ciò che verrà presentato è adattato anche alla modalità di iscrizione tramite l’area riservata e alla modalità di vendita offline dalla segreteria.
1. CORSO/EVENTO/ATTIVITÀ
Nella strutturazione delle iscrizioni alle nostre attività, è importante partire dalla definizione della tipologia di corso o evento che si vuole creare. Attraverso la maschera descrittiva, è possibile identificare in autonomia quale sia la configurazione più adatta per il corso e in base alla scelta si verrà guidati nella generazione di tutte le parametrizzazioni necessarie. E’ possibile selezionare la tipologia:
- Corso (corsi a modalità fitness, didattica, musicali, con gestione di orario, istruttori, lezioni come ad es. corso di calcio "primi passi" che ha una durata specifica di 8 mesi);
- Evento (eventi singoli, organizzazione di cene, workshop, conferenze, spettacoli, giornate speciali). Non prevede la gestione di programmazione, sedi, orari, dettagli di istruttori;
- Camp (attività con gestione per turni, settimane, sessioni).
La maggioranza delle parametrizzazioni sono presenti in tutte e tre le tipologie; pertanto, in questo documento ci concentreremo nelle funzioni peculiari di ogni tipo di attività.
1.1. DATI TESTATA
Una volta cliccato sulla tipologia di attività che si intende configurare, verrà richiesto come primo step di configurare i Dati di testata dove si andranno ad inserirei i campi principali del corso.
Ci soffermiamo sull’indicazione del Prodotto (Prodotto/servizio pre-configurabile nel menù Società – Prodotti e Servizi e che fornisce il collegamento diretto alla contabilità) che sarà compilabile direttamente nei Dati di Testata e non servirà inserirlo anche nella sezione dei Prezzi.
E’ stato aggiunto inoltre il campo delle “anagrafiche iscrivibili” nei Dati testata con il quale si è in grado di definire per singolo corso/evento/camp se vogliamo iscrivere solo Persone Fisiche o sia Persone Fisiche che Giuridiche.
Successivamente, cliccando su “Inserisci”, si dovranno utilizzare le tab nel menù verticale a sinistra per poter configurare l’attività e le relative iscrizioni, le quali potranno essere svolte nella modalità online o create direttamente dalla segreteria.
Nel caso in cui NON si debba creare una procedura di iscrizione online, sarà possibile configurare solo i menù fino a “Servizi e opzioni”. Se invece, si intende creare un form online, la configurazione dovrà continuare anche nei menù sottostanti.
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1.2. PREZZI
Nella tab Prezzi, è possibile indicare l’elenco di tutti i prezzi con il quale offriamo il servizio. E’ sempre possibile l’inserimento della modalità di partecipazione: ulteriore discriminante che consente di creare un ulteriore livello di scelta dei listini prezzi.
Questa tab è presente in tutte e tre le modalità di servizio (corso, evento, camp), ma nelle prossime righe presenteremo la logica di gestione dei Prezzi generica utilizzabile per il tipo attività: Corso e Evento. Per quanto riguarda il tipo Camp, la logica del Prezzo varierà leggermente adattandosi alla necessità di gestire sia i Turni che i Pacchetti. Questa sezione verrà approfondita nel capitolo 1.9. Configurazione tipologia attività: CAMP.
All’interno della scheda del prezzo è possibile indicare ulteriori campi legati alla Validità del prezzo e alla Visibilità dello stesso, infine si potranno visualizzare in formato riepilogativo le modalità di pagamento (unica soluzione o rateale) collegate al prezzo.
Di seguito si riportano degli esempi pratici per comprendere la logica dei prezzi:
Esempio 1: corso di Basket annuale con possibilità di 2 o 3 tipi di importo in base al momento in cui avviene l’iscrizione:
- Prezzo 400 euro per tutto l’anno con validità iscrizioni dal 01/09/2025 al 30/05/2026;
- Prezzo 250 euro per metà anno con validità iscrizioni dal 01/01/2026 al 30/05/2026.
Esempio 2: corso di Pilates con partecipazione 1v alla settimana o 2v alla settimana.
- Prezzo 300 euro 1v/settimana;
- Prezzo 400 euro 2v/settimana.
Le modalità di partecipazione potrebbero essere:
- Distinzione listino fra Soci / Non Soci,
- Distinzione listino fra Nuovo iscritto o Rinnovato,
- Distinzione listino fra Part Time e Full Time,
- etc…
Per i seguenti esempi potrebbero essere definiti piani rate di:
- 3 rate per il solo prezzo di 400 euro,
- 2 rate per uno o più importi (300 euro e 400 euro),
- posso assegnare automaticamente un’unica modalità di incasso a “piano rate” da 4 rate a tutti i prezzi (quote), che vanno da un range di importi ad un altro, senza dover assegnare uno per uno la modalità di incasso rateale. Ad esempio, imposto che per un range da 800 a 1000 euro totali (quota e servizi aggiuntivi) attiverò il pagamento rateale, quindi se il prezzo finale rientra in questo range automaticamente l’iscrivente vedrà la possibilità di pagare con il sistema del piano di 4 rate pre-impostato.
1.2.1. Modalità di Pagamento
La modalità di pagamento consente di definire come le quote precedentemente inserite (prezzi) potranno essere pagate, creando così abbinamenti diversi tra l’importo da incassare e le differenti modalità.
E’ possibile quindi configurare N piani rate differenti da collegare ad uno o più prezzi.
Cliccando sul tasto Aggiungi è possibile inserire una o più modalità di pagamento, dove sarà importante inserire:
- la Descrizione,
- la Modalità di incasso: UNICA SOLUZIONE O RATEALE,
- il Tipo*: RANGE DI IMPORTI O DETERMINATO LISTINO,
- lo Stato.
Ricordiamo che questa NON è una configurazione obbligatoria; questa sezione potrà quindi non essere compilata, se non si intende gestire un piano rate.
Configurazione del Tipo di calcolo*:
Per Tipo si intende la possibilità di definire nello specifico come gli utenti potranno pagare la quota (modalità di incasso: a rate o in un’unica soluzione) in base all’importo finale di quota e servizi (range di importi) oppure in base alla quota (prezzo) specifica (seleziona prezzo) che selezionano.
- Range di importi: impostando l’importo DA / A attiveremo la possibilità di mostrare in sede di iscrizione la modalità che stiamo attivando (pagamento in unica soluzione o rateale) solo ad un determinato range di importi.
Esempio: impostiamo che gli iscritti paghino i prezzi che vanno da 0 a 700 euro solo in un’unica soluzione, mentre da 701 a 1000 solamente mediante le rate.
Potremo attivare anche la doppia scelta, quindi creare due modalità di pagamento: da 0 a 1000 con Unica soluzione e da 0 a 1000 Rateale.
- Determinato Listino (seleziona prezzi): è possibile gestire la tipologia di incasso (in un’unica soluzione o rateale) scegliendo direttamente l’importo (prezzo) specifico precedentemente creato.
Sarà necessario impostare il Tipo “Seleziona prezzi” e scegliere la/le quote (prezzo/i). E' possibile selezionare anche più di un importo da collegare grazie alla funzione di selezione multipla.
Esempio: Se sono stati impostati tre prezzi (400, 300, 200 euro) e vogliamo che il pagamento rateale sia solo per gli importi di 400 e 300 euro, si dovrà creare una sola modalità di pagamento con “Modalità incasso”: Rateale e “Tipo”: Seleziona prezzi, selezionando così i due importi.
Tipo di maggiorazione
Viene data la possibilità di applicare una quota di maggiorazione all’importo totale della quota che verrà incassata con modalità rateale.
La Segreteria potrà impostare un valore fisso a carrello “Importo” (es. maggiorazione di 5€ per gli importi di quote che vanno dal range di 800 a 1000€) che verrà spalmato sulle rate, oppure un valore percentuale “Percentuale”.
Non è possibile impostare la quota di maggiorazione sul pagamento con modalità: Unica Soluzione.
Tipo Rata
Nel caso in cui si debba gestire una quota che prevede un incasso Rateale con il Tipo di calcolo: Seleziona Prezzi (un solo Prezzo selezionato), viene data la possibilità di scegliere come pre-impostare le rate: mediante suddivisione di importo o suddivisione percentuale.
Si puntualizza pertanto, che per semplicità di calcolo questa funzione NON sarà gestibile nel caso di:
- incasso in Unica soluzione;
- incasso Rateale con Tipo calcolo: Selezione Prezzi multipla;
- Incasso Rateale con Tipo calcolo: Range di Importi.
Esempio: per la quota di servizio di 380€ voglio gestire un incasso rateale impostando un piano di N rate ma ad importi fissi (al netto dell’acconto che già viene impostato come importo fisso). Imposterò ad esempio un acconto di 100€ e poi due rate di 140€ e 145€.
Oppure potrei voler impostare l’incasso rateale di 380€ mediante indicazione percentuale in ogni rata (es. 45% e 55% al netto dell’acconto di 100€).
Rateizzazione dei servizi
Sempre all’interno della metodologia di pagamento, viene prevista inoltre, la possibilità di rateizzare anche i servizi/opzioni richiesti in iscrizione.
Questa funzione è attivabile solo nel caso in cui si scelga la modalità di incasso “Rateale”, non quindi per l’unica soluzione.
Attivando il flag Rateizza Servizi, è possibile impostare che gli importi da addebitare relativi ai servizi a pagamento vengano “spalmati” nelle varie rate in percentuale.
Se non viene attivata la funzione, nel riepilogo dell’iscrizione i servizi a pagamento verranno esposti separatamente e addebitati direttamente nella prima rata (di acconto).
Incasso Automatico
Sempre all’interno della scheda della Modalità di pagamento, nel caso in cui si configuri un sistema di incasso rateale, è possibile, flaggando su “Incasso Automatico”, gestire più agevolmente e in maniera automatica l’incasso delle rate attraverso TS PAY, piattaforma dei servizi di incasso e pagamenti digitali erogati da TeamSystem Payments.
L’attivazione è semplice e veloce, potrà esser svolta direttamente dalla Home dell’ambiente contabile, cliccando sul pulsante Attiva gratuitamente TS Pay, come sotto evidenziato.
Se desideri ricevere maggiori informazioni, clicca sul seguente link:
https://www.teamsystem.com/associazioni/terzo-settore-in-cloud/funzionalita/donazioni-ricorrenti-e-addebiti-automatici/
Una volta attivato TS PAY, potranno esser sfruttate le funzionalità di gestione degli incassi automatici di quote e servizi legate a corsi o eventi.
Potrai consultare la guida operativa dedicata cliccando sul seguente link --> Iscrizioni con incasso automatico
Sezione Acconto/Rate
Con il sistema di incasso Rateale è possibile inoltre gestire una prima quota di Acconto e il resto da rateizzare in n rate: è necessario inserire l’importo dell’acconto nella casella apposita all’interno della sezione “Acconto / Rate” e successivamente impostare la/le rate con la data di scadenza relativa.
In base alla “Tipologia di calcolo” preselezionata sarà possibile impostare un piano rate a Importi o a Percentuali:
- Tipo Calcolo: Seleziona Prezzi à può essere scelto un piano rate a Importi e/o Percentuali;
- Tipo Calcolo: Range di Importi à viene automaticamente configurato un piano rate esclusivamente a Percentuale per semplicità di calcolo.
Il sistema, al netto dell’acconto, segnala la percentuale di importo da rateizzare residuale in modo tale da effettuare una ripartizione corretta.
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1.3. SERVIZI E OPZIONI
In questa funzione sarà possibile codificare i servizi (a pagamento e non), le opzioni o richieste aggiuntive che saranno selezionabili durante l’iscrizione.
Sarà possibile, grazie ai pulsanti dedicati, inserire il servizio a pagamento o una richiesta o servizio di carattere informativo, definendo l’ordinamento e la struttura visiva nel form online, grazie all’inserimento di righe di raggruppamento.
Con Aggiungi Raggruppamento si potrà inserire una riga di testo (un titolo) che descriverà la sezione specifica del form online che intendiamo creare per raggruppare dei servizi / opzioni.
E’ possibile quindi creare differenti sezioni che raggrupperanno servizi di una specifica categoria di informazione.
Esempio: Potrebbe essere utilizzato nel caso di richieste non a pagamento legate a taglie per divise o legate alla profilazione del futuro iscritto in merito al suo livello / capacità inerente all’attività, disciplina, settore dell’organizzazione no profit.
Con Aggiungi Servizio a Pagamento e Aggiungi Info Aggiuntiva potranno essere codificati tutti i servizi specifici, indicando la tipologia di campo (Opzione, Libero, Checkbox, Quantità), l’eventuale importo, il quesito (che identifica la posizione nel form online della visione del servizio / opzione) e lo stato.
Per quesito “Personale” si intende che il servizio viene richiesto nella prima schermata di compilazione dei dati personali, mentre con quesito “Generico” si intende che il servizio viene richiesto nella seconda schermata di scelta del listino / servizi.
Con la funzione di ordinamento Drag & Drop sarà semplice riordinare i servizi/opzioni inseriti e personalizzare la struttura del form di iscrizione.
Attenzione: Ricordiamo che per chi NON gestisce le iscrizioni online, le attività di configurazione possono terminare in questa sezione “Servizi/opzioni”.
Questa funzionalità è prevista in tutte le tipologie di attività configurabili: Corso, Evento, Camp.
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1.4. ISCRIZIONI ONLINE
Per attivare le iscrizioni online alle attività / eventi, è necessario inserire ulteriori campi presenti all’interno delle varie tab di sezione.
Nella tab “Conf. Generali” (Configurazioni generali) si potranno inserire le informazioni legate a caratteristiche generali dell’iscrizione, come ad esempio le annate di persone che potranno iscriversi a quella specifica attività (Data Nascita Da / A), l’inserimento del link di ritorno (landing page), l’impostazione della data di fine ricezione delle iscrizioni (blocco oltre il quale non è più possibile iscriversi) e il logo dell’organizzazione o del settore di Disciplina che personalizzerà il form.
Nella tab “Campi Persona” è possibile personalizzare le informazioni che vogliamo richiedere all’iscritto. Attraverso “Aggiungi Campo”, “Aggiungi Raggruppamento” e “Aggiungi Riga Vuota” si potranno inserire i campi specifici da richiedere, raggrupparli in sezioni specifiche, distanziandole da righe vuote. Infine, attraverso “Aggiungi Contatto” si potrà far inserire all’utente ulteriori dati di contatto nel form online.
E’ inoltre prevista la possibilità di far caricare all’iscrivente dei documenti tramite “Aggiungi Documento”; questo è consentito solo a coloro che dispongono del modulo aggiuntivo di archiviazione documentale avanzata.
La tab Campi Persona si adatterà alla scelta iniziale della tipologia di anagrafica iscrivibile. Ricordiamo che nei Dati di Testata – campo “anagrafiche iscrivibili” sarà possibile impostare l’iscrizione da parte di solo persone fisiche (Persone) o sia da persone giuridiche (Aziende/Enti) che persone fisiche (vengono accettate sia iscrizioni da persone che da aziende/enti).
Nella tab Metodi di pagamento è possibile inserire le tipologie di pagamento accettate dalla nostra organizzazione (ad esempio Bonifico Bancario, Carta di credito, Iban, Paypal, …). Per attivare la modalità cliccare sul pulsante Aggiungi e seguire la maschera di creazione. Per metodologie di pagamento non attivabili automaticamente dalla home page, contattare il canale diretto di Assistenza.
Nel caso in cui si scelga di attivare l’incasso mediante TS PAY, ricordiamo che all’interno della sezione Prezzi – Modalità di Pagamento è prevista la possibilità di attivare l’incasso automatico del Piano rateale precedentemente inserito (capitolo 1.2.1 Modalità di Pagamento - Incasso Automatico).
Nella tab Note sarà possibile inserire un testo libero in tre posizioni diverse dentro al form online:
- Note iniziali: verranno posizionate sopra i campi anagrafici.
- Note prezzi: verranno visualizzate all'interno della sezione dei prezzi
- Note pagamento: verranno visualizzate all'interno della pagina di riepilogo dell'iscrizione, prima della scelta del metodo di pagamento.
Nella tab Email si potrà configurare in “testo mail” il testo della (prima) mail automatica che viene inviata all’utente a seguito della compilazione del form, contenente il riepilogo dei dati di iscrizione e, se condivisi, potranno essere scaricati documenti che l’organizzazione intende inviare all’iscritto.
Se si gestisce il pagamento mediante bonifico bancario, in questa mail sarà presente una posizione in cui l’utente dovrà/potrà caricare la contabile del bonifico che immediatamente sarà allegata all’iscrizione specifica e visualizzabile dalla segreteria, consentendo maggior velocità nella conferma dell’iscrizione e nella successiva registrazione contabile.
La mail se non personalizzata in questi campi di testo, prevederà un testo standard automatico.
Nel campo “testo mail conferma” (e in alcuni casi testo mail approvazione) si personalizzerà il messaggio che si vuole inviare all’iscritto a seguito della conferma definitiva dell’iscrizione da parte della segreteria.
La mail di approvazione si attiva nel caso in cui gestiamo la funzione di iscrizione con uno step di “pagamento dopo approvazione”, attivabile all’interno del tipo iscrizione.
Nella tab Documenti evento è possibile caricare dei file di differente formato (.pdf, .jpeg, etc) che verranno inviati tramite mail agli iscritti una volta conclusa la compilazione del form online. I documenti saranno contenuti all’interno della prima mail automatica.
La tab Documenti iscrizione sarà visibile e utilizzabile da coloro che dispongono del modulo aggiuntivo di archiviazione documenti avanzata, che consente di gestire l’invio da parte dell’iscritto di documenti da restituire alla segreteria, attraverso una mail automatica che presenterà una posizione in cui caricare tali documenti (es. modulo privacy firmato, modulo di partecipazione all’evento firmata, certificazione di livello, diploma, etc). La mail viene inviata a seguito della prima mail di conferma ricezione iscrizione.
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1.5. PRESENZE
All’interno della sezione Presenze della scheda del corso/evento/attività si potrà visualizzare l’elenco delle presenze degli iscritti al corso / attività, che sono state precedentemente inserite dalla segreteria all’interno del menù Presenze.
Inoltre, è possibile visualizzare un riepilogo raggruppato per soggetto, nella tab ugual denominata.
1.6. STAFF
In questo menù sono stati raggruppati i dati legati agli insegnanti / istruttori e al responsabile del corso o attività. Qui verrà implementata nel prossimo futuro la gestione avanzata istruttori.
1.7. ALTRI DATI
In questo menù saranno presenti ulteriori campi utili a personalizzare la gestione del corso evento o attività, come ad esempio il costo orario della lezione o impostazione del numero di lezioni e la durata in minuti.
1.8. PROGRAMMAZIONE
All’interno della card Programmazione, è possibile impostare le sedi e le sale in cui avverranno le lezioni o attività inerenti al corso/evento/attività, con indicazione del giorno, del periodo del corso e della fascia oraria.
Successivamente, una volta ricevute le iscrizioni dal form online o da segreteria, sarà possibile nel menù Iscrizioni –Programmazione iscrizioni visualizzare un report massivo di tutte le stanze programmate collegate agli iscritti.
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1.9. CONFIGURAZIONE TIPOLOGIA ATTIVITA': CAMP
Nelle prossime righe approfondiamo le funzioni peculiari indispensabili per una corretta configurazione della tipologia di attività Camp che ragiona a turni.
Ricordiamo che la logica di attivazione delle principali funzionalità (Dati di testata, Servizi e opzioni, Iscrizioni online, Presenze, Staff e gli Altri dati) non hanno subito variazioni; pertanto, si rinvia alle sezioni precedenti per la consultazione.
1.9.1. Turni /Pacchetti
All’interno di questo menù è possibile configurare in autonomia se il Camp o attività a turni prevederà una iscrizione per turni singoli o per composizione di turni (pacchetto).
Si partirà sempre dalla creazione dei singoli turni fino ad arrivare all’ideazione di pacchetti di n turni, garantendo così libertà di gestione e la creazione di combinazioni.
In primis è necessario creare i turni singoli, indicando almeno una descrizione, il periodo (da data / a data), la data di fine vendita e lo Stato. E’ possibile preimpostare il numero massimo di partecipanti superato il quale l’iscrizione viene bloccata.
Una volta definiti i turni, è possibile impostare i Pacchetti, ovvero N combinazioni di singoli turni con una offerta di prezzo specifica. Per attivare un pacchetto, cliccare sul tasto “aggiungi pacchetto”, inserire una descrizione e scegliere i turni che, una volta selezionati nel form online, attiveranno il prezzo speciale dedicato.
A questo punto, sarà importante definire i Prezzi e le rispettive modalità di pagamento.
1.9.2. Logica del menù Prezzi collegata a Turni/Pacchetti
In questo menù è possibile creare l’intero listino e attribuire un prezzo a uno o più turni.
Per creare un prezzo, inserire almeno la Descrizione, la Validità con impostazione del range di date ed eventualmente l’età minima e massiva di iscritti che potranno visualizzare quel prezzo. Successivamente, impostare la modalità di vendita di collegata al prezzo.
Indicando la “modalità di vendita” è possibile creare un listino definendo se vendere in base alla quantità di turni o in base alla scelta dei turni:
- Quantità di turni: Al crescere del numero di turni selezionati (indipendentemente da quali turni sono stati selezionati), il prezzo subisce una variazione preimpostata. Ad esempio, se vendo 1 turno il prezzo è 100€, se vendo 2 turni sale a 190€ e se ne vendo 3 sale a 280€.
- Scelta turni: in base alla scelta di uno o più turni specifici, viene impostato un prezzo. Questo consente di personalizzare ulteriormente il listino, consentendo di aumentare l’importo collegato ad uno specifico turno che viene selezionato e infine, consentendo di creare N combinazioni di prezzo grazie alla creazione dei Pacchetti.
Esempio: se si seleziona solo il turno A l’importo è 80€, ma se si seleziona il turno B invece è 85€. Il totale per i due turni è 165€ con la modalità di vendita “Scelta turni”. Mentre, confrontandolo con l’esempio precedente nel caso di selezione della modalità “Quantità Turni”, l’importo (generico) dedicato a nr. 2 turni è indistintamente stato programmato di 190€.
Una volta creato uno o più pacchetti, è possibile sempre in questa maschera, definire l’importo specifico che vogliamo applicare nel caso di selezione di due o più specifici turni.
E’ inoltre possibile non attivare uno specifico pacchetto o turno, rendendolo inacquistabile: basterà non flaggare il turno o pacchetto.
Attraverso la modalità di partecipazione, si potrà categorizzare ulteriormente la scelta dei turni in base ad una precisa variabile d’offerta. La modalità di partecipazione viene selezionata preventivamente dall’utente, che in base a tale scelta, vedrà dei turni e dei pacchetti differenti rispetto a chi ha selezionato un’altra modalità di partecipazione.
Pertanto, durante l’iscrizione, in base alla selezione dei turni l’importo subirà delle variazioni, consentendo alla segreteria di poter gestire in semplicità scontistiche, rialzi o disattivare delle possibili combinazioni all’occorrenza.
Esempio: per chi ha la variabile legata al servizio di FULL CAMP o DAY CAMP è possibile impostare un prezzo al primo turno differente in base alla selezione primaria di Full o Day camp da parte dell’utente finale. Un altro esempio potrebbe essere l’iscrizione al camp di più fratelli/sorelle prevedendo un prezzo scontato che aumenta in base a quanti figli vengono iscritti.
A questo punto, all’interno della tab Prezzi - Modalità di pagamento è possibile impostare la modalità con il quale si vuole incassare la quota del servizio (in un'unica soluzione o attraverso delle rate).
Cliccando su Aggiungi è possibile, ad esempio, creare un Piano rateale di incasso, indicando il range di importi per i quali vogliamo che l’iscrivente possa scegliere di pagare mediante rate.
E’ possibile anche in questo caso inserire una cifra di acconto e successivamente definire le percentuali delle rate. Si puntualizza che per semplicità di calcolo, nella configurazione del tipo di attività a Turni è possibile impostare solamente le percentuali sulle rate e non importi specifici.
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2. PROCEDURA DI ISCRIZIONE (ONLINE)
Una volta configurati i corsi, eventi, attività sarà possibile attivare le iscrizioni online attraverso il link dedicato presente all’interno della specifica scheda del corso/evento/camp, nel simbolo dell’ingranaggio, in alto a destra.
Il presente link è diretto a far iscrivere l’utente a quello specifico corso/evento.
Sarà possibile configurare un link unico che consenta in fase di iscrizione di far scegliere all’utente il corso o attività (esempio: un utente che intende iscriversi ad un corso di Basket può decidere di iscriversi ad uno dei corsi collegati al Settore Basket se preconfigurato come campo all’interno della funzionalità).
Per maggiori informazioni o consulenza su come poter ottenere link unici, contattare il servizio di Assistenza.
Precisiamo che nel caso di pre iscrizione di tipo associativo (non di iscrizione alle attività) il link del form online sarà visualizzabile all’interno del Tipo di iscrizione, sempre nel simbolo ingranaggio.
Ricordiamo inoltre che se non si intende attivare l’iscrizione online, ma crearla direttamente in Segreteria, è ugualmente importante configurare come sopra riportato i corsi e i servizi che come Associazione vengono offerti.
Iscrizione diretta da parte della Segreteria
Sarà a questo punto necessario, direttamente all’interno del menù Iscrizioni – Iscrizioni, tasto Nuovo in alto a destra, richiamare l’anagrafica e il corso/attività per la quale vogliamo attivare una iscrizione e completare la maschera con le informazioni essenziali.
In base al corso/attività richiamato e alle relative configurazioni, la scheda di iscrizione si adatterà consentendo all’utente che sta inserendo di poter indicare:
- Modalità di partecipazione (se gestita),
- Turni / pacchetti (nel caso di Attività a Turni) o del Listino di Prezzi variabili (nel caso di attività a Corso o Evento),
- Servizi/opzione,
- Modalità di pagamento.
Confermando l’inserimento, si genererà una iscrizione vera e propria (e già confermata), con le tab di funzione per la corretta gestione dell’iscritto e della relativa rata/e.
Da questa schermata, sarà possibile procedere con la contabilizzazione manuale o automatica dell’incasso, producendo così il documento di Ricevuta / Fattura e con la possibilità di invio del documento all’indirizzo email dell’iscritto.
Nelle prossime righe visualizzeremo come il form online si adatta alle configurazioni che vengono impostate nella fase iniziale di struttura dei nostri corsi, eventi, camp, seguendo degli step.
STEP 1 - Iscrizione online
La prima parte di compilazione del form con i dati personali potrà essere identica per tutti i corsi/attività, sulla base delle impostazioni del Tipo Iscrizione (modello di form) oppure potranno essere differenti in base alle personalizzazioni inserite nello specifico corso o attività (all’interno della scheda del corso).
Se previsti, sarà possibile far caricare i documenti direttamente nel form e inoltre sarà possibile far acquistare ulteriori servizi aggiuntivi (anche a pagamento) che faranno aumentare la quota finale da pagare. Per mostrare i Servizi e Opzioni in questa sezione, è necessario configurare la posizione del Quesito in Personale.
STEP 2 - Iscrizione online
Procedendo con la seconda parte del form (cliccando su Continua) si viene rimandati nella maschera di scelta del Listino configurato e dell’eventuale modalità di partecipazione.
Sarà sempre visibile un riepilogo specifico delle quote e dei servizi aggiuntivi indicati e un riepilogo totale in alto a destra che step by step restituirà il prezzo aggiornato e consentirà di procedere al pagamento della quota finale.
In base alla tipologia di corso, evento o camp la seguente parte potrebbe subire delle ragionevoli variazioni:
- FORM ISCRIZIONE MODALITA’ CORSO/EVENTO
Selezionando la modalità di partecipazione (se configurata) e il listino la finestra laterale destra di riepilogo si aggiornerà di conseguenza con l’importo preconfigurato, dove continuando sarà possibile scegliere la modalità di pagamento ammessa.
Se sono state attivate delle opzioni o richieste aggiuntive (nella tab Servizi e Opzioni) con posizionamento del Quesito Generale, allora sarà visibile in questo step la maschera di selezione.
Nel caso in cui si selezioni una modalità rateale (es. 3 rate) il sistema mostra in anteprima il Piano rateale con le eventuali quote di servizi aggiuntivi, maggiorazioni e impostazione della quota di acconto.
- FORM ISCRIZIONE MODALITA’ TURNO
Come nel caso precedente, anche nella modalità turno potrà esser selezionata in primis la modalità di partecipazione (se configurata).
Successivamente, ne deriva la scelta dei turni (o settimane) e/o pacchetti ad essa collegati, consentendo all’iscritto di comprendere la variazione dell’importo in base alla scelta del turno. Se preconfigurato un pacchetto contenente una settimana X che è già stata selezionata in questa fase, il sistema bloccherà la selezione del pacchetto, evitando di conteggiare due o più volte una stessa settimana. Il prezzo totale verrà calcolato sommando singoli turni e/o pacchetti.
Esempio: il campo prevede 4 settimane di camp estivo + 2 pacchetti di settimane (1+2 e 2+3) l’iscritto seleziona la settimana 1 e di conseguenza il pacchetto che comprende la settimana 1 (1+2) si disattiva. L’iscritto, perciò, ha la possibilità di acquistare le settimane 1 e 2 in maniera separata. Se seleziona la settimana 3, rimarrà invece attivo il pacchetto (1+2).
Una volta selezionati i turni e/o pacchetti, cliccando su Prosegui, potranno venire richiesti ulteriori Servizi/Opzioni che presentano la caratteristica di Quesito Generico.
Questi servizi possono essere richiesti:
- in maniera generica per tutto il camp,
- specificatamente per ogni turno selezionato.
Questa impostazione dovrà essere attribuita dentro alla riga del Servizio/Opzione specifico, attraverso l’indicazione dei turni in cui vogliamo ricevere risposta specifica al quesito.
Il prezzo totale riepilogato in alto a destra viene aggiornato in tempo reale in base ai servizi a pagamento abilitati.
Una volta selezionati i servizi, cliccando su Continua, verrà riproposto un riepilogo finale dell’iscrizione.
Nella fase di checkout in alto a destra, il sistema propone le modalità di pagamento e i piani rate attuabili che si basano sulla scelta dei turni e/o pacchetti o sull’importo totale da saldare.
Per quanto riguarda i servizi scelti in iscrizione, se non sono inclusi nella rateizzazione, questi verranno sommati all’acconto e pagati immediatamente.
Nel caso in cui invece sia stato attivato il flag di rateizzazione servizi e in ogni rata indicata una percentuale, l’importo totale dei servizi viene rateizzato in ogni rata. Se attivata, verrà mostrata in questa fase anche la quota di maggiorazione.
STEP 3 - Iscrizione online
Confermando l’iscrizione si procederà con l’effettivo pagamento mediante le metodologie ammesse. Sarà possibile configurare un campo Note per dare informazioni dettagliate sul pagamento (configurazione presente all’interno della tab Iscrizioni online – Note – Note Pagamento del Tipo iscrizione o del corso specifico).
Al completamento dell’iscrizione la procedura invierà in automatico una mail all’utente con il riepilogo dei dati di iscrizione e di ulteriori informazioni che sono state preconfigurate nel campo Testo Mail presente all’interno della tab Iscrizioni Online – Email.
Non resta quindi che gestire lato segreteria l’iscrizione ottenuta, all’interno del menù Iscrizioni – Iscrizioni Online.
Sarà possibile quindi:
- Registrare l’anagrafica,
- Confermare l’iscrizione,
- Verificare la contabile del bonifico caricata dall’utente (se configurata la modalità bonifico bancario nei metodi di pagamento),
- Salvare in anagrafica i documenti caricati nel form (se attivo il modulo aggiuntivi di archiviazione documenti),
- Registrare il movimento contabile di incasso con conseguente elaborazione della ricevuta e possibilità di inviarla tramite mail all’indirizzo salvato in anagrafica.
Nel caso in cui si attivi l’incasso automatico con TS PAY e la contabilizzazione automatica dei movimenti relativi, questi precedenti step sono pressochè automatizzati.
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3. FUNZIONE DUPLICA CORSO/EVENTO e TIPO ISCRIZIONE
Per rinnovare l’annata successiva i corsi, eventi o attività che si sono gli anni precedenti gestiti, è importante svolgere la funzione di Duplicazione del corso.
NON è corretto modificare esclusivamente il periodo di validità del corso/evento (Data inizio e fine) o l’attribuzione della nuova stagione, in quanto le “nuove” iscrizioni si unirebbero indistintamente a quelle “vecchie”, senza riuscire a comprendere l’annata corretta.
Duplicando il corso, si genera velocemente il nuovo corso (nuovo periodo e annata) preservando, se si vorrà, le impostazioni di prezzi, servizi e tutte le altre informazioni inserite nella configurazione del corso “terminato”.
Nella maschera di duplicazione, sarà necessario inserire una nuova sigla, la nuova descrizione, modificare la data di inizio e fine e la stagione, eventualmente il Tipo iscrizione e tipo corso/evento e infine selezionare gli elementi che si intende duplicare.
Sarà inoltre possibile sfruttare la funzione di duplicazione anche per il Tipo di iscrizione.
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4. FUNZIONALITA' AGGIUNTIVE
All’interno del menù Corsi sezione Parametri sono presenti altre funzionalità che possono essere attivate all’occorrenza:
- Livelli corsi: consente di creare e poi attribuire il livello a quei corsi o attività che prevedono diversi livelli. E’ da considerarsi come un campo aggiuntivo di identificazione dei corsi (per livello per l’appunto).
L’attribuzione del livello viene effettuata all’interno della scheda del corso/attività, dentro alla sezione Dati Testata. Sarà inoltre un filtro di ricerca selezionabile nell’elenco dei corsi/eventi/attività
- Festività: è possibile pre-impostare i periodi di chiusura delle attività che la nostra organizzazione svolge, solamente indicando una descrizione e la data di inizio e di fine sospensione. Questo è adatto per quei corsi/attività per i quali è utile avere la programmazione.
- Tipo modulo: in questa funzione è possibile impostare modelli di moduli di iscrizione personalizzati attribuibili manualmente all’iscritto. Si tratta di moduli aggiuntivi rispetto al classico modulo di iscrizione all’attività che può essere personalizzato per ogni tipologia di corso che offriamo.
Una volta personalizzati i campi testuali del modulo, è necessario entrare nella specifica scheda di iscrizione e nella tab Moduli aggiungere il modulo creato, che si potrà stampare oppure inviare tramite mail attraverso i due pulsanti appositi.
- Icone: funzione che consente di inserire immagini all’interno di un particolare form online di iscrizione strutturato a calendario. Il form viene personalizzato dal nostro team in base all’esigenza dell’associazione. Se interessati a scoprire maggiori dettagli, contattare il nostro servizio di assistenza.
All’interno del menù Iscrizioni – Iscrizioni online - Buoni è possibile attivare dei codici promozionali di sconto, per consentire all’utente, durante la compilazione dell’iscrizione online, di inserire nello step finale di pagamento il codice promo.
Sarà sufficiente indicare:
- una sigla,
- descrizione,
- la data di emissione e scadenza,
- impostare la tipologia di scontistica (percentuale o a importo) con il relativo valore,
- impostare filtri di applicabilità del buono, come ad esempio il Tipo di iscrizione, Tipo corso o specifico Corso/Evento; oppure renderlo applicabile a tutti coloro che appartengono ad una classe o hanno un determinato tag.
- Impostare dove applicare lo sconto (su importo totale o su Importo iscrizione)
- Renderlo riutilizzabile o meno
E’ possibile infine disattivare il buono in qualsiasi momento, attribuendo lo Stato Non Attivo al codice.
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5. REPORT SULLE ISCRIZIONI
Una volta ricevute le iscrizioni online o create direttamente dalla segreteria, è possibile sfruttare in qualsiasi momento i report di iscrizione messi a disposizione nel menù Iscrizioni – Iscrizioni:
-
Scadenze: per visualizzare il riepilogo delle Scadenze aperte delle quote o servizi offerti con esportazione dati in excel e pdf e possibilità di invio mail con promemoria scadenze;
- Elenco partecipanti: per visualizzare l’elenco di tutti i partecipanti ad un determinato corso/evento o che rispecchiano altre caratteristiche da analizzare;
- Saldaconto Rate: consente di saldare massivamente rate aperte filtrate per corso/evento o per altre caratteristiche, generando massivamente movimenti contabili di incasso con emissione ricevuta e aggiornando il saldo a credito di ciascun iscritto;
- Pagamenti: per visualizzare il riepilogo di tutte gli incassi già ottenuti e registrati filtrati per caratteristiche diverse;
- Servizi Aggiuntivi: per visualizzare l’elenco di tutte le risposte o indicazioni riportate dagli utenti nel form di iscrizione online. E’ possibile, ad esempio, identificare tutti coloro che hanno indicato di avere allergie/intolleranze e comprendere nello specifico che cosa hanno dichiarato (lattosio, glutine, etc..);
- Programmazione iscrizioni: per visualizzare l’elenco delle attività programmate giornaliere per sede;
-
Distinte Pagamenti: per visualizzare l’elenco delle distinte di avvenuto bonifico per il pagamento di quote o servizi che sono state caricare dall’area riservata di ciascun iscritto. Infatti, questa funzione è prevista solo per chi ha attivato l’area riservata per i soci/iscritti. E’ possibile confermare e contabilizzare l’incasso per aggiornare la posizione di credito dell’utente e la relativa registrazione contabile.
La presente guida ha lo scopo di spiegare le principali funzioni del modulo iscrizioni a corsi/attività ed eventi, consentendo all’utente lettore di poter personalizzare in autonomia le proprie attività e servizi offerti.
Per vostre casistiche o esigenze specifiche non riscontrabili nel presente documento, vi invitiamo a contattare il nostro servizio di Assistenza, attraverso il pulsante Richiedi assistenza presente all’interno della Homepage (in alto a destra) del vostro portale Sportivi / Terzo Settore in Cloud oppure richiedere consulenza online a pagamento al formatore.
Infine, coloro che utilizzano la nostra “vecchia” gestione delle iscrizioni e sono interessati alla migrazione alla nuova struttura di gestione iscrizioni, potranno richiederla al nostro canale di assistenza, previa analisi personalizzata.
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