Contabilità Ordinaria - Comunicazioni Automatiche

La presente documentazione ha lo scopo di presentare la funzione di gestione delle comunicazioni personalizzate e automatiche di sms ed e-mail all’interno di Terzo Settore e Sportivi in Cloud.

Grazie a questa novità, ora è possibile programmare l’invio di comunicazione sms ed e-mail all’avvenire di un evento X (o in maniera antecedente) definendo in autonomia uno o più “template” personalizzati.

Per utilizzare la funzione è necessario accedere all’interno del menù SMS e Mail.

Indice:

1. Template delle comunicazioni automatiche

1.1. Scelta template per Email

1.2. Scelta template per SMS

1.3. Layout Mail

2. Comunicazioni Automatiche

3. Log Sms e Email

1.Template delle comunicazioni automatiche

Nel menù Sms e Mail – Parametri – Template, si potranno creare, e anche visualizzare, i template (ex Modelli Mail) desiderati cliccando sul pulsante Nuovo in alto a destra.

Puntualizziamo per tutti coloro che hanno già impostato dei modelli di mail nella funzione “Modelli mail” utilizzati per l’invio di comunicazione massiva NON automatica, che la funzione “Template” sostituirà la funzione Modelli Mail all’interno della sezione Parametri.

Selezionare la tipologia fra Email o SMS e successivamente lo Scopo, evento specifico che farà avviare l’invio della comunicazione personalizzata. La scelta è fra un elenco di scopi comuni preimpostati dal sistema (Certificato Medico, Compleanno, Comunicazioni massive generiche, Quota Associativa e Scadenza Rate).

 

**Attenzione: lo scopo “Comunicazioni Massive” non comporta la creazione di comunicazioni automatiche, ma esclusivamente di comunicazioni massive generate dal menù SMS e Mail – Invio – Invio SMS e Email Soci / Clienti e Fornitori.

Per tutti gli altri scopi è possibile creare un template e attivare la/le comunicazioni automatiche.

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1.1 Scelta template per Email

Scegliendo ad esempio l’E-mail e lo Scopo: Compleanno, verrà richiesto di compilare la pagina seguente, dove si indicherà:

• Descrizione: descrizione del template, ad esempio “Auguri di Compleanno”;
• Scopo: non modificabile e riportato come promemoria, in base alla scelta precedente;
• Stato: consente di attivare o disattivare lo specifico template;
• Seleziona Placeholder: campi personali generici (Cognome, Nome, Data Nascita, Età) che verranno sostituiti con l’informazione specifica dell’anagrafica, nella posizione prescelta all’interno del messaggio (o dell’oggetto), grazie al segnaposto (#elemento). Potranno essere richiamati diversi elementi in contemporanea (esempio Cognome, Nome);
• Oggetto: oggetto della comunicazione che verrà ricevuta dagli utenti;
• Messaggio: testo della comunicazione che verrà inviata.

L’elenco dei Placeholder selezionabili varia in base allo Scopo che è stato indicato: se ad esempio si seleziona lo Scopo legato alla scadenza della visita medica, i placeholder richiamabili riguarderanno informazioni strettamente legate a questa ragione.

Sarà sempre possibile visualizzare l’anteprima del messaggio sulla finestra in alto a destra cliccando su “Ingrandisci Anteprima”.

Completata la configurazione della comunicazione, cliccare su “Inserisci”, per salvare la registrazione. Nella sezione Template Comunicazioni viene visualizzato l’elenco dei modelli di comunicazione creati con l’indicazione dello Stato (Attivo, Non Attivo) e se è in Uso o meno in una comunicazione. Cliccando sul pulsante raffigurante il foglio si visualizza l’anteprima del template.

1.2. Scelta template per SMS

Nel caso in cui invece si voglia creare un template dedicato alle comunicazioni tramite SMS, nella maschera di inserimento verrà riportato il Limite di caratteri ammesso per singolo messaggio e il limite di caratteri già utilizzati; di conseguenza se si sfora il numero limite di caratteri, verranno creati e inviati in automatico due o più messaggi.

**Attenzione: Il richiamo di Placeholder nel messaggio comporta un conteggio differente del numero di caratteri rispetto al semplice testo letterale. Nel caso di utilizzo di caratteri speciali si evidenza l’utilizzo di 2 caratteri.

--> Caso d’uso particolare: Scadenza Rate

Con lo Scopo: Scadenza Rate, è importante sapere che richiamando i Placeholder #Corso, #ScadRate, #TotRate, il sistema invierà all’iscritto una mail o sms per ogni corso a cui è iscritto e non una mail cumulativa. Se ad esempio Mario Rossi è iscritto a 3 corsi contemporaneamente, verranno inviate in automatico 3 mail contenenti i dati delle rate scadute o non saldate di ciascun corso.

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1.3. Layout Mail

In Sms e Email – Parametri – Layout Mail è possibile impostare l’intestazione e la firma che verrà in automatico inserita in tutte le mail che partiranno da Terzo Settore e Sportivi in Cloud, sia di carattere massivo che automatico.

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2. Comunicazioni Automatiche

A seguito della creazione dei modelli di comunicazione è possibile programmare le comunicazioni automatiche, all’interno del menù SMS e Email – Invio – Comunicazioni Automatiche.

Le comunicazioni vengono raggruppate in base a questi principali macro-argomenti (gli Scopi richiamati nel template): Certificato medico, Quota Associativa, Compleanno e Scadenza Rate.

Selezionando il pulsante “Nuova Comunicazione” presente all’interno di ogni macro-argomento, e successivamente la tipologia fra e-mail o sms, sarà possibile personalizzare la comunicazione indicando:

• Descrizione;
• Template: riporta l’elenco dei modelli di comunicazione attivi;
• Giorni e Prima/Dopo: impostazione del numero di giorni in cui la comunicazione verrà inviata (es. 5 giorni Prima: la mail partirà il quinto giorno prima della scadenza della tessera dell’associato). Nel caso in cui la comunicazione debba partire il giorno stesso di un particolare evento (scopo) dovrà essere indicato il numero 0 nel campo dei giorni, a prescindere dall’indicazione del prima/dopo.
• Email mittente e CCn: è possibile personalizzare la mail del mittente e la mail in CCn. Nel campo mail mittente viene riportato di default l’indirizzo caricato all’interno del menù Società - Dati Società.

Una volta inserita la comunicazione, si potrà sempre rientrare in modifica della comunicazione, visualizzare l’anteprima ed eliminarla con i simboli presenti nella colonna “Azioni”.

Per ogni macro-argomento sarà possibile mappare molteplici comunicazioni automatiche che partiranno, volendo anche contemporaneamente, all’approssimarsi dell’evento.

Nel caso in cui non sia già stato configurato l’Smtp per le mail o acquistato un credito presso Skebby per gli sms, e si tenta di attivare una comunicazione automatica, il sistema avvisa della necessaria attivazione dell’account.  

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3. Log Sms e Email

Per visualizzare tutte le comunicazioni automatiche (e non) che vengono inviate, è necessario accedere al menù SMS e Mail – Log - Log SMS / Log Email, dove sarà possibile identificare nello specifico per Provenienza e per Scopo gli sms o le mail che sono in coda di invio / inviate / in errore o annullate.

In Log Mail possiamo analizzare le mail inviate a partire dalla Provenienza, ovvero da un Invio Transazionale, Invio massivo o da Comunicazione Automatica, specificandone anche lo Scopo.

Per Invio Transazionale si intendono le mail generate dal movimento contabile di Incasso Quota, Donazione o Fattura che allegano la ricevuta o documento fiscale relativo. In questo caso, le mail, considerate transazionali, saranno ricercabili attraverso la Provenienza “Invio Transazionale” con l’eventuale applicazione del filtro "Oggetto" (ad es. Invio Ricevuta). 

Infine, in Log SMS possiamo analizzare i messaggi inviati a partire dalla Provenienza, ovvero da una Comunicazione Automatica, un invio massivo o un invio libero (singolo), specificando ulteriormente lo Scopo.

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