Indice
Introduzione
La presente documentazione ha lo scopo di illustrare i passaggi per la configurazione e gestione della registrazione contabile automatica dei compensi di collaboratori, insegnanti, istruttori provenienti dal software Athletis System.
1. Integrazione con Athletis System
Il seguente manuale ha lo scopo di mostrare come poter sfruttare la gestione dei collaboratori svolta in Athletis (Ath), all’interno di Sportivi in Cloud (SIC).
Insieme all’acquisto del servizio terzo di Athletis System anche l’attivazione del servizio di integrazione di SIC è prerequisito fondamentale.
Tale integrazione si basa sull’importazione di files generati e scaricati da Athletis e successivamente importati manualmente all’interno della nostra piattaforma contabile.
Attualmente, la funzione è attivabile da coloro che dispongono di una versione di contabilità ordinaria PRO.
1.1. Estrazione files da Athletis
Nel menù verticale sinistro di Ath "Exports -> Sportivi in cloud", è presente la funzione di esportazione dei dati di compenso dei collaboratori.
Nella maschera proposta, una volta selezionati i collaboratori e i relativi compensi da esportare, fare clic in alto a destra sui pulsanti “Export Qualifiche Selezionate” e “Export Ricevute Selezionate”.
Verranno scaricati due files in formato .csv che dovranno essere successivamente caricati in SIC.
Export Ricevute
Export Qualifiche
2. Importazione files in Sportivi
All’interno di Sportivi in Cloud, nel menù Athletis – Import – Importazione, tasto Nuovo in alto a destra, dovranno essere importati i files .csv scaricati (Qualifiche e Ricevute). Per maggior chiarezza, sarà possibile denominare l’importazione (es. importazione Gennaio 2025).
Una volta caricati entrambi i files cliccare su Importa e nella card “Movimenti” verranno rilevate le registrazioni importate correttamente.
2.1. Configurazioni base in SIC (sottomenù Parametri)
Successivamente sarà necessario abbinare le Causali e i Conti importati da Ath con le relative codifiche di SIC all’interno della sezione Parametri del menù dedicato.
Le causali dovranno essere collegate ad un tipo causale: Prima nota generale. È suggerita la creazione di una causale in Prima Nota Generale ad hoc per registrare i compensi (lato economico) e una per registrare i relativi pagamenti (lato finanziario).
Per ogni conto è necessario collegare il relativo conto economico / patrimoniale / finanziario del Piano dei conti, ma sarà anche possibile impostare il centro di costo qualora fosse necessario.
*A titolo informativo, il conto di Ritenuta INPS è riferito alla porzione di ritenuta a carico del collaboratore (conto patrimoniale passivo) mentre il conto di Costo INPS è riferita alla porzione di costo previdenziale in capo della Società.
All’interno della scheda del conto è possibile identificare questi valori:
- la chiave “Key” che riporta l’IDDisciplina / Centro di Costo (campi presenti nel file delle Qualifiche)
- la “Descrizione” che riporta la Disciplina e la descrizione del Centro di Costo.
NB: il campo MP (che indica il metodo di pagamento presente all’interno dell’ultima colonna del file Ricevute) dovrà essere popolato con un conto finanziario (es. Banca XY) per poter registrare correttamente la parte finanziaria del movimento.
Nel caso in cui vengano gestite più banche all’interno di Athletis sarà importante andare a codificare in maniera univoca il conto, al fine di agevolare la fase di contabilizzazione automatica.
È importante, pertanto, che il file importato delle Ricevute presenti una distinzione delle banche ben chiara!
Se non verranno configurate le causali e i conti, e si procederà con la contabilizzazione dei movimenti, il sistema segnalerà questa mancanza prima di procedere con la registrazione.
L’attività di parametrizzazione verrà richiesta solamente durante le prime importazioni o nel momento in cui la piattaforma riconoscerà che all’interno dei files sono presenti delle nuove informazioni non ancora codificate all’interno di SIC.
2.2. Importazione Movimenti e Contabilizzazione
All’interno della funzione Movimenti, verranno importati i compensi (ma finché non verranno contabilizzati, non saranno visualizzati in prima nota).
Accedendo all’interno di una riga si visualizza il dettaglio dell’anagrafica (con riferimento al codice anagrafico di Ath), la descrizione dei corsi o attività svolte dal singolo e per le quali è previsto un compenso specifico.
E’ necessario registrare l’anagrafica che verrà salvata all’interno del menù Anagrafiche – Soci e partecipanti.
È possibile registrare l’anagrafica del collaboratore ancora prima di concludere la fase di codifica dei conti / causali. Il controllo anagrafico viene effettuato sul Nome, Cognome e Codice Fiscale.
Possibili scenari di registrazione anagrafica
1. Anagrafica non esistente all’interno di Sportivi in Cloud: anagrafica di colore rosso e cliccando su Registra Anagrafica si procederà al salvataggio, in quanto “non è stata trovata nessuna anagrafica”.
2. Anagrafica esistente in Sportivi in cloud senza indicazione del codice fiscale: anagrafica di colore rosso e cliccando su Registra Anagrafica il sistema riconosce (“trovata anagrafica corrispondente”) che è presente un’anagrafica che ha i campi nome e cognome uguali. A questo punto si può procedere con l’inserimento di una nuova anagrafica con il pulsante apposito oppure selezionare l’anagrafica esistente e aggiornarla.
3. Anagrafica esistente in Sportivi con indicazione del codice fiscale: anagrafica di colore verde nell’elenco movimenti in quanto il sistema ha riconosciuto e collegato l’anagrafica a quella pre-esistente. Si potrà pertanto procedere direttamente con la registrazione del movimento.
L’anagrafica salvata presenterà automaticamente il flag “Compenso” attivo e la Tipologia Collaboratore popolata.
https://teamsystem-video.wistia.com/medias/tn6eg15l97
A seguito della configurazione di Conti / Causali e della registrazione dell’anagrafica, sarà possibile contabilizzare i movimenti di compenso e di pagamento compenso in prima nota attraverso:
1. Contabilizzazione specifica: all’interno di una riga di movimento, fare clic su Contabilizza
2. Contabilizzazione massiva: all’interno del menù Athletis – Contabilizza.
Sarà possibile filtrare l’elenco dei movimenti da contabilizzare impostando la causale e le date di periodo. Successivamente cliccare sul pulsante “calcolatrice” in basso a destra per procedere con la registrazione massiva.
Verrà registrato per ogni compenso un movimento (dettaglio singolo collaboratore).
All’interno della registrazione contabile sarà possibile riscontrare il dettaglio delle attività svolte nelle righe del movimento e delle quantità (es. ore, giorni, a lezione..) di lavoro.
Per visualizzare la situazione dei collaboratori a livello contabile, vi indichiamo la funzione presente nel menù Compensi – Situazione Collaboratori.
NB: Per coloro che dispongono dell’integrazione tra SIC e ATH e intendono elaborare la Certificazione Unica dei compensi ai collaboratori o il Cedolino del Libro Unico del Lavoro, è consigliato sfruttare tutte le funzionalità ad hoc messe a disposizione da Athletis.
Se desideri visualizzare il webinar di spiegazione completa clicca qui
-->https://youtu.be/8eg42erL9V8
Commenti
0 commenti
Accedi per aggiungere un commento.