Integrazione con MailUp

Il presente documento ha lo scopo di presentare le configurazioni e gli step operativi necessari a coloro che usufruiscono dell’integrazione fra Terzo Settore e Sportivi in Cloud (per semplicità di richiamo saranno denominati in questo documento TSC-SIC) e MailUp, consentendo di sfruttare funzionalità legate alla predisposizione di comunicazioni mail, dem complesse, statistiche sulle mail inviate e di generare ulteriori automatismi personalizzati indirizzati a tutti gli utenti inseriti nell’archivio anagrafico di TSC-SIC.

L’integrazione si basa sull’esportazione dati da Terzo Settore / Sportivi in Cloud verso MailUp.

Dettaglio

Attraverso la funzione di esportazione dedicata, l’elenco anagrafico, già filtrato in TSC-SIC attraverso attribuiti specifici, verrà trasferito all’interno di una posizione denominata “Gruppo” rientrante all’interno di una Lista specifica presente in MailUp. Ad esempio, sarà possibile esportare l’elenco di indirizzi mail di tutti i soci iscritti al corso X.

La logica utilizzata è di Lista e Gruppi:

• Lista: sezionale di MailUp riconducibile ad uno specifico settore di attività o servizio. L’elenco dei contatti provenienti dal prodotto TSC- SIC è denominata “Lista”
• Gruppi: all’interno della Lista ad esempio denominata “Contatti TSC-SIC”, potranno essere creati molteplici raggruppamenti di anagrafiche come, ad esempio, il gruppo dei soci partecipanti all’evento X, il gruppo dei Non Soci, …

L’esportazione anagrafica può essere effettuata ripetutamente, secondo le necessità operative.

Nel momento in cui si ritenga necessaria una re-importazione di anagrafiche, sarà possibile:

1. Creare un nuovo Gruppo: in quanto le anagrafiche precedentemente importate non sono riconducibili alla nuova importazione personalizzata.
2. Aggiornare un Gruppo pre-esistente: le nuove anagrafiche rispecchiano le caratteristiche di un gruppo già presente in MailUp e pertanto è necessario aggiornarlo.
   In questo caso si potrà:

• Svuotare il gruppo e sovrascrivere il nuovo elenco di anagrafiche alle esistenti,
• Aggiungere nuove anagrafiche a quelle attualmente presenti nello specifico Gruppo.

NB: Ricordiamo che non è presente una sincronizzazione bi-direzionale dei gruppi di anagrafiche. Si tratta unicamente di esportazione uni-direzionale di anagrafiche da TSC-SIC a MailUp.

In merito alla gestione del dato per il consenso comunicazioni marketing, l’informazione viene pilotata interamente da MailUp secondo una logica di archivio univoco delle mail (a prescindere dall’appartenenza di un indirizzo mail in più liste), pertanto, se un indirizzo mail già presente all’interno di una lista ha annullato il consenso all’invio comunicazioni marketing (da quella lista di nominativi) e viene re-importato in una nuova lista, l’informazione del consenso o dissenso viene mantenuta anche nella nuova lista.

Per avviare l’integrazione con MailUp è necessario svolgere una prima configurazione generale del sistema all’interno del menù SMS e Email – Configurazione Generale MailUp.

Se non si dispone di un account MailUp, è possibile crearne uno cliccando sul link diretto al sito presente nella maschera di configurazione, in caso contrario, si può procedere direttamente con l’inserimento delle credenziali di accesso cliccando sul pulsante “Collega Account MailUp”.

 A questo punto, una volta inserite le credenziali di accesso si viene automaticamente reindirizzati all’interno del sistema di TSC-SIC sulla maschera di configurazione generale, dove sarà richiesto di configurare la Lista di MailUp nella quale vogliamo che confluiscano i nostri contatti provenienti da TSC-SIC e le Etichette dei campi utili alla sincronizzazione dei contatti.

Ricordiamo a tal proposito che il prodotto TSC-SIC è collegabile ad una sola lista di MailUp.

Una volta definita la Lista, dovranno essere codificate le Etichette, dati anagrafici di persone fisiche (Nome e Cognome) e giuridiche (Azienda) che verranno importati in etichette specifiche di MailUp. Dal menù a tendina dovranno essere scelti i campi informativi di MailUp al fine di ottenere una corretta sincronizzazione.

NB: Nel caso in cui non si colleghi un’etichetta al campo presente in MailUp, il sistema restituirà un avviso di necessaria sistemazione del campo. Inoltre, nel caso in cui si modifichi il nome dell’etichetta, ad esempio da “Nome” a “Indirizzo”, tutti gli indirizzi mail e i nominativi già inseriti verranno riportati sul campo “Indirizzo”. Puntualizziamo che TSC/SIC non è in grado di impostare un blocco a tale modifica.

Una volta aggiornata la prima configurazione, è sempre possibile modificarla cliccando sul pulsante “Modifica Etichette e Lista Contatti” o addirittura disconnettere l’account di MailUp al nostro sistema con il pulsante “Disconnetti Account MailUp”.

 

NB: Lo sgancio non comporta disdetta o perdita di contatti presenti sia in MailUp che in TSC-SIC, ma semplicemente disconnetterà le due piattaforme.

Una volta terminata la fase di configurazione generale sarà possibile esportare i contatti da quattro punti differenti del software:

• Soci e Partecipanti (elenco delle Persone fisiche);
• Aziende Enti Associazioni (elenco delle Persone Giuridiche);
• Invio SMS e Email Soci;

• Invio SMS e Email Clienti e Fornitori.

Si riporta a titolo di esempio la funzione di invio dati presente nella pagina Soci e Partecipanti, in quanto la medesima funzionalità potrà essere facilmente replicata in tutte le posizioni sopra elencate.

A seguito della selezione delle anagrafiche, grazie ai diversi filtri di ricerca, potrà essere cliccato il pulsante “Invio a Mailup” presente in alto a destra. Il sistema svolge una prima verifica affichè gli indirizzi mail collegati alle anagrafiche ricercate siano formalmente corretti e siano inviabili a MailUp.

Nel pop up di configurazione, verrà riportato il numero di mail selezionate con il dettaglio di quante siano formalmente corrette. Questo numero indica precisamente le email che verranno sincronizzate con MailUp.

Al di sotto di questi numeri sarà possibile estrapolare un report Excel che contiene tutte le email errate con l’indicazione dell’anagrafica proprietaria in modo da poter facilmente risalire alle email sbagliate o non presenti, provvedendo così alla sistemazione prima di fare l’invio a MailUp.

Infine, si potrà selezionare la posizione (Gruppo) dove vogliamo che confluiscano questi indirizzi mail. E’ possibile in questa maschera creare un Nuovo Gruppo o selezionarne uno preesistente.

Inserendo un Nuovo Gruppo, dovremo indicare semplicemente il Nome e la Descrizione del Gruppo. La creazione del Gruppo è sincronizzata fra TSC-SIC e MailUp; pertanto, da entrambi i sistemi sarà possibile creare un nuovo Gruppo ed utilizzarlo per la migrazione dei contatti da TSC-SIC a MailUp.

Nel caso in cui indichiamo un Gruppo esistente, ci viene mostrato in anteprima il numero di contatti già presenti in tale gruppo. Sarà possibile quindi scegliere la modalità di inserimento:

• Sovrascrivi gruppo: eliminazione di tutti i contatti già presenti sul gruppo in MailUp e sostituzione con la selezione corrente.
• Aggiungi a gruppo: in base alla selezione fatta, aggiunge i nuovi contatti al gruppo selezionato. Se già presenti dei contatti, questi verranno mantenuti inalterati.

Una volta selezionata la modalità di inserimento (sia nel caso di Nuovo Gruppo o Gruppo Esistente), cliccando su “Vai al Riepilogo per l’invio”, sarà possibile analizzare in maniera riepilogativa l’attività che stiamo svolgendo.

In caso di errore o mancanza, cliccare su “Indietro” per modificare la selezione, in caso contrario procedere con “Invio a MailUp”. L’invio verrà posizionato in una coda di inserimento in MailUp e il sistema riporterà con esito positivo all’interno della schermata di funzione (nel caso presentato: “Soci e Partecipanti”).

Per analizzare il corretto inserimento dei dati di contatto in MailUp, vi invitiamo a visualizzare la sezione “Import” all’interno del servizio MailUp, dove verrà riportato lo stato di avanzamento dell’importazione dei contatti.

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