Contabilità Ordinaria - Modulo FATTURAZIONE ELETTRONICA

INTRODUZIONE

1. FATTURE EMESSE
    1.1 REGISTRA FATTURA
   1.2 LISTA FATTURE
   1.3 REGISTRA INCASSO FATTURA
2. FATTURE RICEVUTE
   2.1 REGISTRA FATTURA PASSIVA
   2.2 REGISTRA PAGAMENTO FATTURA
   2.3 RICEVUTE
3. CONFIGURAZIONE
   3.1 CONFIGURAZIONE ALIQUOTE
   3.2 CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA

INTRODUZIONE

La presente guida ha lo scopo di illustrare come registrare una fattura attiva, inviarla elettronicamente e come gestire le fatture passive.

Si ricorda che le seguenti istruzioni sono valide anche per la gestione di fatture attive e passive senza l’obbligo di tracciato elettronico.

Dopo una prima fase di configurazione, che viene eseguita internamente da un operatore, all’interno del vostro portale, il menù Fatture si amplierà nella seguente maniera: 

1. FATTURE EMESSE

1.1 REGISTRA FATTURA

Nel menù Fatture – Fatture Emesse – Registra Fatture potrete registrare ed emettere le fatture attive da inviare ai clienti. 

Per registrare una fattura emessa è necessario scegliere la causale di registrazione e cliccare sul pulsante Inserisci.

Per prima cosa è importante selezionare il Cliente a cui dovete emettere la fattura, se creato precedentemente dal menù Anagrafiche – Aziende, Enti e Associazioni, in alternativa potete crearlo cliccando sulla freccia rivolta verso il basso, a destra dei 3 puntini. 

Il CIG ed il CUP sono dati identificativi che devono essere compilati nel caso di fattura verso Pubblica Amministrazione. 

Per inserire il protocollo è sufficiente cliccare sul + corrispondente. Questo rappresenterà il numero della fattura e il relativo ordine all’interno del Registro Iva Vendite.

Infine, le coordinate di pagamento possono essere richiamate nel campo Banca, i cui dati dovranno essere precedentemente parametrizzati nel menù Società – Parametri - Banche.

Nel caso in cui desiderate gestire lo Scadenziario Clienti occorre scegliere la Modalità di Pagamento tra quelle create prima nel menù Società – Parametri – Modalità di Pagamento.

A questo punto con il tasto Aggiungi è possibile comporre il corpo della fattura, previa parametrizzazione dei prodotti nel menù Società – Prodotti/servizi.

 

Una volta completata la fattura, cliccando sul pulsante Registra si confermerà l’inserimento del movimento e si otterrà una maschera riassuntiva con varie sezioni.

Nella sezione Segnalazioni FE potrete visualizzare eventuali segnalazioni che vi possano bloccare all’invio elettronico all’Agenzia delle Entrate.

Nel caso in cui la fattura presenti delle segnalazioni bloccanti, verrà evidenziata in rosso nella Lista Fatture e nella Riga all’interno dell’apposita sezione Segnalazioni FE. 

Dopo aver inviato elettronicamente la fattura, su Notifiche FE, sarà possibile visualizzare il tracciamento dell’invio elettronico della fattura. 

Nella sezione Allegati FE potrete allegare dei documenti da inviare elettronicamente insieme al file xml della fattura attiva.

Infine, cliccando nell’ingranaggio in alto a destra potrete inviare via Mail la fattura di cortesia o visionare il tracciato XML, il Formato Stampa e il Formato Ministeriale.

 

Il pulsante centrale Invia XML vi consentirà di inviare, elettronicamente nel formato xml, la fattura attiva all’Agenzia delle Entrate.

Cliccando sul tasto Incasso si potrà procedere alla registrazione contabile dell’incasso della fattura.

Nella maschera che verrà proposta sarà sufficiente indicare il conto finanziario di incasso e cliccare nel calendario al fine di agganciare la fattura attiva al relativo incasso in modo tale da chiudere lo Scadenziario.

 

1.2 LISTA FATTURE

In questa funzione viene proposto il riepilogo di tutte le fatture attive registrate e inviate elettronicamente.

Inoltre, grazie alla maschera di filtro è possibile effettuare delle ricerche mirate, che poi possono essere estrapolate in Excel e PDF cliccando nella voce Stampe in alto a destra.

Il pulsante in alto a destra Aggiorna Notifiche vi permette di aggiornare lo Stato delle fatture in elenco.

1.3 REGISTRA INCASSO FATTURA

Se l’incasso della fattura avviene in modo differito sarà necessario entrare nel menù Contabilità – Registra Movimenti ed utilizzare la causale relativa d’incasso. 

Sarà necessario indicare il cliente, l’importo incassato e il conto finanziario utilizzato.

Una volta completata la maschera, cliccare su Registra per confermare l’incasso.

2. FATTURE RICEVUTE

2.1 REGISTRA FATTURA PASSIVA

Per registrare le fatture ricevute non elettronicamente occorre entrare nel menù Contabilità – Registra Movimenti e indicare la causale. 

Nella maschera che verrà proposta sarà necessario indicare per prima cosa il Fornitore, il Numero Documento e la rispettiva Data Documento. 

Nel caso in cui, desiderate abilitare lo Scadenziario Fornitori, occorre inserire la Modalità di Pagamento.

Per inserire il protocollo sarà sufficiente cliccare sul + in corrispondenza dell’omonimo campo. 

Nel campo Importo doc sarà necessario indicare l’intero importo della fattura (imponibile + IVA). 

Il corpo della stessa dovrà poi essere esplicitato inserendo le varie righe di fattura tramite il tasto Aggiungi.

 

Una volta completata la registrazione cliccare su Registra, in modo tale da confermare il movimento ed ottenere la seguente maschera riassuntiva.

 

Da questa maschera di riepilogo è possibile procedere al pagamento cliccando direttamente sul pulsante Pagamento. 

Nella maschera che verrà proposta sarà sufficiente indicare il conto finanziario utilizzato per effettuare il pagamento e cliccare sull’icona raffigurante un calendario per richiamare la fattura da saldare chiudendo così il relativo scadenziario.

2.2 REGISTRA PAGAMENTO FATTURA

Se il pagamento della fattura avviene in modo differito è possibile utilizzare la causale Pagamento Fattura all’interno della sezione Contabilità – Registra Movimenti.

Una volta selezionata la causale, cliccare su Inserisci. Nella maschera che viene proposta sarà necessario indicare il fornitore, l’importo del pagamento e il conto finanziario utilizzato.

Al termine cliccando sul pulsante Registra il movimento verrà registrato in Contabilità.

2.3 RICEVUTE 

Nella funzione Ricevute, premendo il tasto Ricerca, potrete visualizzare l’elenco delle fatture passive ricevute elettronicamente.

Per scaricare le fatture passive e visualizzarle nell’elenco delle fatture è necessario premere il pulsante in alto a destra Scarica.

Per importare l’xml delle fatture passive, che non vi sono state inviate elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio collegato alla vostra piattaforma, potrete cliccare sul pulsante in alto a destra Importa ed inserire il file xml della singola fattura dal vostro dispositivo con la rispettiva data di ricezione.

A questo punto, premete il pulsante Importa e avrete riportato l’xml nell’elenco delle fatture Ricevute.

Nella sezione Nuove potrete visualizzare le fatture che dovete ancora aprire mentre nella sezione Lette compariranno le fatture che avrete già consultato. 

Per contabilizzare una fattura passiva occorre cliccare sulla matita presente alla sinistra della riga e si presenterà la funzione Contabilizza. 

Allo scarico della prima fattura di un determinato fornitore compare in alto l’avviso dove viene richiesto di configurare il campo Contropartita Costo e verificare il Mastro contabile associato all’interno dell’anagrafica del Fornitore. Cliccando nella matita a sinistra della ragione sociale del fornitore è possibile sfruttare la scorciatoia che riporta ai principali dati dell’anagrafica per procedere con le varie configurazioni. 

Dopo aver aggiornato la scheda anagrafica potrete contabilizzare la fattura, scegliere la causale e premere il tasto Registra.

A seguito, verrà riproposta la maschera della fattura passiva in cui potrete eventualmente modificare alcuni campi e infine, confermare il movimento premendo il pulsante Registra.

Dopo aver premuto il pulsante Registra, l’attività di contabilizzazione della fattura sarà conclusa e potrete procedere alla registrazione del pagamento cliccando sul Pulsante Pagamento.

Nella maschera che verrà presentata sarà sufficiente indicare il conto finanziario utilizzato per effettuare il pagamento e cliccare sull’icona raffigurante un calendario per indicare la fattura da saldare chiudendo così il relativo scadenziario.

Dopo aver compilato la maschera, premete il pulsante Registra e avrete completato la registrazione del pagamento.

3. CONFIGURAZIONE 

3.1 CONFIGURAZIONE ALIQUOTE

In Configurazione Aliquote potrete visualizzare e configurare le aliquote IVA presenti nelle fatture passive ricevute nella sezione Ricevute.

Per le aliquote IVA – Quota IVA 0% - occorre agganciare la Natura IVA all’interno della singola aliquota nel menù Società -Aliquote IVA.

Per tutte le aliquote IVA – Quota IVA uguale e diversa da 0% - occorre agganciare l’aliquota IVA corrispondente.

3.2 CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA

Una volta terminata l’attività di configurazione della fatturazione elettronica da parte di un nostro operatore, non sarà più necessario rientrare all’interno della funzione.