1. FATTURE EMESSE
1.1 REGISTRA FATTURA
1.2 LISTA FATTURE
1.3 REGISTRA INCASSO FATTURA
1.4 EMISSIONE FATTURA CON SPLIT PAYMENT (VS PUBBLICA AMMINISTRAZIONE)
1.5 EMISSIONE NOTA DI CREDITO
2. FATTURE RICEVUTE
2.1 REGISTRA FATTURA PASSIVA
2.2 REGISTRA PAGAMENTO FATTURA
2.3 RICEVUTE
3. CONFIGURAZIONE
3.1 CONFIGURAZIONE ALIQUOTE
3.2 CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA
3.3 ACCETTAZIONE DELLA DELEGA DEL COMMERCIALISTA TRAMITE TS DIGITAL
INTRODUZIONE
La presente guida ha lo scopo di illustrare come registrare una fattura attiva, inviarla elettronicamente e come gestire le fatture passive.
Si ricorda che le seguenti istruzioni sono valide anche per la gestione di fatture attive e passive senza l’obbligo di tracciato elettronico.
Dopo una prima fase di configurazione all’interno del vostro portale, il menù Fatture si amplierà nella seguente maniera:
CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA
Per poter utilizzare la fatturazione elettronica è necessario innanzitutto completare la configurazione iniziale.
Per procedere è necessario accedere al menu Fatture - Configurazione Fattura Elettronica, completare e verificare la correttezza dei dati inseriti e premere sul pulsante Continua.
Seguire poi i passaggi a video: al termine la fatturazione elettronica risulterà attiva.
Durante la procedura di configurazione vi è stato assegnato un nuovo codice univoco di 7 caratteri, detto anche codice SDI, "M5UXCR1" da comunicare ai vari fornitori e se questi ultimi lo inseriranno all'interno delle Fatture che vi invieranno, potrete trovarle direttamente all'interno del portale entrando nel menu Fatture - Ricevute e cliccando in alto a destra sul pulsante "Scarica".
Un ulteriore suggerimento è quello di inserire il vostro codice univoco SDI anche all'interno del sito dell'Agenzia delle Entrate.
Potete inoltre importare in maniera semi-automatica anche le Fatture passive che attualmente si trovano nel vostro cassetto fiscale o nella pec. Consigliamo di scaricare l'xml di queste fatture e importarle manualmente nel gestionale entrando nel menu Fatture - Ricevute e cliccare in alto a destra sul pulsante "Importa".
Se dal menù Fatture – Configurazione Fattura Elettronica risulta un codice alfanumerico significa che la fatturazione elettronica risulta correttamente attiva.
Qualora il sistema non rilevi documenti da importare tramite il pulsante “Scarica”, nella maggior parte dei casi le cause sono le seguenti:
- il codice univoco SDI non è stato comunicato ai fornitori oppure non è stato inserito correttamente in fattura;
- nel portale dell’Agenzia delle Entrate è stato impostato come canale preferenziale di ricezione delle Fatture la PEC o il cassetto fiscale, di conseguenza, le fatture vengono recapitate tramite tali canali anziché allo SDI (M5UXCR1).
1. FATTURE EMESSE
Preventivamente è necessario:
-
Configurare le Aliquote IVA: Entrando nel menu Società>Aliquote IVA e cliccando Ricerca sarà possibile visualizzare l'elenco delle Aliquote IVA già presenti, all’occorrenza è possibile cliccare nuovo in alto a destra per creare delle Aliquote IVA aggiuntive;
-
Creare un Prodotto/Servizio da richiamare in Fattura: Entrando nel menu Società>Prodotti/Servizi è possibile creare un Prodotto dedicato da richiamare in Fattura. Durante l'emissione della Fattura, infatti, il sistema non le chiederà di richiamare il conto di ricavo ma le chiederà di richiamare il Prodotto e Servizio che a sua volta sarà agganciato a un conto di ricavo e a un'aliquota iva;
- Gestire l'eventuale esenzione del bollo: Qualora fosse necessario gestire l'Esenzione del bollo è necessario entrare nel menu Società>Dati Società e mettere la spunta sul Campo "Abilita Esenzione Applicazione Bollo". In questo modo il gestionale inserirà in automatico la descrizione nelle note della Fattura e popolerà l'apposito campo richiesto dall'Agenzia delle Entrate:
1.1 REGISTRA FATTURA
Nel menù Fatture – Fatture Emesse – Registra Fatture potrete registrare ed emettere le fatture attive da inviare ai clienti.
Per registrare una fattura emessa è necessario scegliere la causale di registrazione e cliccare sul pulsante Inserisci.
Per prima cosa è importante selezionare il Cliente a cui dovete emettere la fattura, se creato precedentemente dal menù Anagrafiche – Aziende, Enti e Associazioni, in alternativa potete crearlo cliccando sulla freccia rivolta verso il basso, a destra dei 3 puntini.
Il CIG ed il CUP sono dati identificativi che devono essere compilati nel caso di fattura verso Pubblica Amministrazione.
Per inserire il protocollo è sufficiente cliccare sul + corrispondente. Questo rappresenterà il numero della fattura e il relativo ordine all’interno del Registro Iva Vendite.
Infine, le coordinate di pagamento possono essere richiamate nel campo Banca, i cui dati dovranno essere precedentemente parametrizzati nel menù Società – Parametri - Banche.
Nel caso in cui desiderate gestire lo Scadenziario Clienti occorre scegliere la Modalità di Pagamento tra quelle create prima nel menù Società – Parametri – Modalità di Pagamento.
A questo punto con il tasto Aggiungi è possibile comporre il corpo della fattura, previa parametrizzazione dei prodotti nel menù Società – Prodotti/servizi.
Una volta completata la fattura, cliccando sul pulsante Registra si confermerà l’inserimento del movimento e si otterrà una maschera riassuntiva con varie sezioni.
Nella sezione Segnalazioni FE potrete visualizzare eventuali segnalazioni che vi possano bloccare all’invio elettronico all’Agenzia delle Entrate.
Nel caso in cui la fattura presenti delle segnalazioni bloccanti, verrà evidenziata in rosso nella Lista Fatture e nella Riga all’interno dell’apposita sezione Segnalazioni FE.
Dopo aver inviato elettronicamente la fattura, su Notifiche FE, sarà possibile visualizzare il tracciamento dell’invio elettronico della fattura.
Nella sezione Allegati FE potrete allegare dei documenti da inviare elettronicamente insieme al file xml della fattura attiva.
Infine, cliccando nell’ingranaggio in alto a destra potrete inviare via Mail la fattura di cortesia o visionare il tracciato XML, il Formato Stampa e il Formato Ministeriale.
Il pulsante centrale Invia XML vi consentirà di inviare, elettronicamente nel formato xml, la fattura attiva all’Agenzia delle Entrate.
Cliccando sul tasto Incasso si potrà procedere alla registrazione contabile dell’incasso della fattura.
Nella maschera che verrà proposta sarà sufficiente indicare il conto finanziario di incasso e cliccare nel calendario al fine di agganciare la fattura attiva al relativo incasso in modo tale da chiudere lo Scadenziario.
1.2 LISTA FATTURE
In questa funzione viene proposto il riepilogo di tutte le fatture attive registrate e inviate elettronicamente.
Inoltre, grazie alla maschera di filtro è possibile effettuare delle ricerche mirate, che poi possono essere estrapolate in Excel e PDF cliccando nella voce Stampe in alto a destra.
Il pulsante in alto a destra Aggiorna Notifiche vi permette di aggiornare lo Stato delle fatture in elenco.
1.3 REGISTRA INCASSO FATTURA
Se l’incasso della fattura avviene in modo differito sarà necessario entrare nel menù Contabilità – Registra Movimenti ed utilizzare la causale relativa d’incasso.
Sarà necessario indicare il cliente, l’importo incassato e il conto finanziario utilizzato.
Una volta completata la maschera, cliccare su Registra per confermare l’incasso.
1.4 EMISSIONE FATTURA CON SPLIT PAYMENT (VS PUBBLICA AMMINISTRAZIONE)
Per emettere una fattura in Split Payment è necessario prima di tutto creare la Causale apposita per la gestione dello Split Payment. Il software infatti gestisce lo Split Payment attraverso la Causale e non attraverso le aliquote iva.
Per creare la nuova causale è necessario entrare nel menu Società>Causali e premere il tasto Nuovo in alto a destra. La maschera andrà compilata nel seguente modo indicando quindi:
Codice: A119
Descrizione: Fattura Emessa Split payment
Descrizione breve: Fatt Split
Tipo Causale: Fattura Splitpayment
Causale Finanziaria: lasciare il campo vuoto
Cod Causale Finanziaria: A120
Descrizione causale fin: Incasso Fattura Split payment
Descr. Breve: Inc Split
All'occorrenza potete creare anche un Registro apposito per le Fatture verso Pubblica Amministrazione. Per creare un nuovo registro è necessario entrare nel menu Società>Registro, cliccare in alto a destra sul pulsante Nuovo, inserire un codice e una descrizione e scegliere come "Tipo Registro" - Vendite:
Per la gestione delle Fatture in Split Payment vi consigliamo di inserire durante la configurazione del Registro il conto Iva a debito sia nel campo "Conto iva a credito" che "Conto iva a debito" per una corretta gestione dell'iva da parte del gestionale:
Successivamente, per emettere Fattura con Split Payment è necessario entrare nel menu Fatture>Registra Fattura e utilizzare la Causale precedentemente creata Fattura emessa Split Payment -> Fatture soggette a Split Payment con indicazione di Iva "S" Scissione del pagamento.
Per la fattura alla Pubblica amministrazione è necessario compilare anche i campi CIG e CUP che si trovano direttamente durante la compilazione della fattura:
Nell'anagrafica del cliente, menu Anagrafiche>Aziende/Enti/Associazioni, nel sotto menu "Dati amministrativi" popolare il campo "Tipo Anagrafica" indicando che si tratta di una Pubblica Amministrazione e inserendo il codice univoco (CUU) di 6 caratteri nel campo "Codice Ident./Destinatario":
1.5 EMISSIONE NOTA DI CREDITO
Per emettere una Nota di credito è necessario entrare nel menu Fatture > Registra Fattura e selezionare la causale "Nota di credito" nel caso di aziende oppure "Nota di credito vs privato" nel caso di persone fisiche.
La compilazione del documento avviene con le stesse modalità previste per l'emissione di una fattura. È quindi necessario inserire i dati del cliente, gli importi e i dettagli che si desiderano stornare. Non è necessario inserire gli importi con il segno negativo, in quanto la causale Nota di credito gestisce automaticamente il documento come movimento negativo ai fini contabili e fiscali. La Nota di credito genererà una propria numerazione progressiva e avrà pertanto un numero di protocollo differente rispetto alla fattura originaria.
Si consiglia di valorizzare il campo Note indicando gli estremi della fattura a cui la Nota di credito fa riferimento, così da agevolare eventuali controlli e riconciliazioni future.
Attenzione
La Nota di credito non può essere generata direttamente a partire dalla fattura già emessa. È necessario creare un nuovo documento selezionando l'apposita causale di registrazione.
Qualora si desideri gestire le Note di credito con una numerazione separata rispetto alle fatture, è possibile creare un registro dedicato accedendo al menu Società > Parametri > Registri e cliccando sul pulsante Nuovo presente in alto a destra. Ogni registro mantiene infatti una propria numerazione progressiva indipendente.
Gestione della Nota di credito nel caso di una Fattura già incassata:
Se la fattura oggetto di storno risultava già incassata, sarà necessario registrare anche il pagamento della Nota di credito, utilizzando la stessa logica prevista per la registrazione degli incassi e dei pagamenti. In questo modo verrà chiusa la partita contabile. Se invece la fattura non era ancora stata incassata, non sarà necessario registrare alcun pagamento della Nota di credito. Una volta completata l'operazione, si consiglia di eseguire una stampa della Scheda Cliente per verificare che le partite risultino correttamente pareggiate e che non siano presenti saldi residui aperti.
2. FATTURE RICEVUTE
2.1 REGISTRA FATTURA PASSIVA
Per registrare le fatture ricevute non elettronicamente occorre entrare nel menù Contabilità – Registra Movimenti e indicare la causale.
Nella maschera che verrà proposta sarà necessario indicare per prima cosa il Fornitore, il Numero Documento e la rispettiva Data Documento.
Nel caso in cui, desiderate abilitare lo Scadenziario Fornitori, occorre inserire la Modalità di Pagamento.
Per inserire il protocollo sarà sufficiente cliccare sul + in corrispondenza dell’omonimo campo.
Nel campo Importo doc sarà necessario indicare l’intero importo della fattura (imponibile + IVA).
Il corpo della stessa dovrà poi essere esplicitato inserendo le varie righe di fattura tramite il tasto Aggiungi.
Una volta completata la registrazione cliccare su Registra, in modo tale da confermare il movimento ed ottenere la seguente maschera riassuntiva.
Da questa maschera di riepilogo è possibile procedere al pagamento cliccando direttamente sul pulsante Pagamento.
Nella maschera che verrà proposta sarà sufficiente indicare il conto finanziario utilizzato per effettuare il pagamento e cliccare sull’icona raffigurante un calendario per richiamare la fattura da saldare chiudendo così il relativo scadenziario.
2.2 REGISTRA PAGAMENTO FATTURA
Se il pagamento della fattura avviene in modo differito è possibile utilizzare la causale Pagamento Fattura all’interno della sezione Contabilità – Registra Movimenti.
Una volta selezionata la causale, cliccare su Inserisci. Nella maschera che viene proposta sarà necessario indicare il fornitore, l’importo del pagamento e il conto finanziario utilizzato.
Al termine cliccando sul pulsante Registra il movimento verrà registrato in Contabilità.
2.3 RICEVUTE
Nella funzione Ricevute, premendo il tasto Ricerca, potrete visualizzare l’elenco delle fatture passive ricevute elettronicamente.
Per scaricare le fatture passive e visualizzarle nell’elenco delle fatture è necessario premere il pulsante in alto a destra Scarica.
Per importare l’xml delle fatture passive, che non vi sono state inviate elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio collegato alla vostra piattaforma, potrete cliccare sul pulsante in alto a destra Importa ed inserire il file xml della singola fattura dal vostro dispositivo con la rispettiva data di ricezione.
A questo punto, premete il pulsante Importa e avrete riportato l’xml nell’elenco delle fatture Ricevute.
Nella sezione Nuove potrete visualizzare le fatture che dovete ancora aprire mentre nella sezione Lette compariranno le fatture che avrete già consultato.
Per contabilizzare una fattura passiva occorre cliccare sulla matita presente alla sinistra della riga e si presenterà la funzione Contabilizza.
Allo scarico della prima fattura di un determinato fornitore compare in alto l’avviso dove viene richiesto di configurare il campo Contropartita Costo e verificare il Mastro contabile associato all’interno dell’anagrafica del Fornitore. Cliccando nella matita a sinistra della ragione sociale del fornitore è possibile sfruttare la scorciatoia che riporta ai principali dati dell’anagrafica per procedere con le varie configurazioni.
Dopo aver aggiornato la scheda anagrafica potrete contabilizzare la fattura, scegliere la causale e premere il tasto Registra.
A seguito, verrà riproposta la maschera della fattura passiva in cui potrete eventualmente modificare alcuni campi e infine, confermare il movimento premendo il pulsante Registra.
Dopo aver premuto il pulsante Registra, l’attività di contabilizzazione della fattura sarà conclusa e potrete procedere alla registrazione del pagamento cliccando sul Pulsante Pagamento.
Nella maschera che verrà presentata sarà sufficiente indicare il conto finanziario utilizzato per effettuare il pagamento e cliccare sull’icona raffigurante un calendario per indicare la fattura da saldare chiudendo così il relativo scadenziario.
Dopo aver compilato la maschera, premete il pulsante Registra e avrete completato la registrazione del pagamento.
3. CONFIGURAZIONE
3.1 CONFIGURAZIONE ALIQUOTE
In Configurazione Aliquote potrete visualizzare e configurare le aliquote IVA presenti nelle fatture passive ricevute nella sezione Ricevute.
Per le aliquote IVA – Quota IVA 0% - occorre agganciare la Natura IVA all’interno della singola aliquota nel menù Società -Aliquote IVA.
Per tutte le aliquote IVA – Quota IVA uguale e diversa da 0% - occorre agganciare l’aliquota IVA corrispondente.
3.2 CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA
Una volta terminata l’attività di configurazione della fatturazione elettronica verrà visualizzato un codice alfanumerico e non sarà più necessario rientrare all’interno della funzione.
Durante la procedura di configurazione, il sistema verifica automaticamente l'eventuale presenza di un account TS Digital già associato all'Associazione. In tal caso, il collegamento viene effettuato automaticamente e la fatturazione elettronica viene agganciata direttamente all'account TS Digital esistente, senza necessità di creare una nuova utenza.
Una volta completata la configurazione e visualizzato il codice alfanumerico assegnato, la procedura potrà considerarsi conclusa e non sarà più necessario accedere nuovamente alla funzione di configurazione.
3.3 ACCETTAZIONE DELLA DELEGA DEL COMMERCIALISTA TRAMITE TS DIGITAL
Nel caso in cui il commercialista abbia inoltrato una richiesta di delega, questa non dovrà essere accettata all'interno del gestionale Sportivi in Cloud/Terzo Settore in Cloud, ma direttamente dalla vostra utenza TS Digital.
Con l'attivazione della Fatturazione Elettronica viene infatti generato un account collegato all'intermediario TS Digital, dal quale sarà possibile gestire le richieste di delega e le altre funzionalità disponibili sulla piattaforma.
Creazione dell'utenza TS Digital
Per creare l'account ed accedere alla piattaforma TS Digital:
- Accedere al menu Fatture > Configurazione Fatturazione Elettronica all'interno del nostro portale Sportivi in Cloud/Terzo Settore in Cloud.
- Cliccare in alto a destra sull'ingranaggio blu e selezionare Crea Utenza TS Digital.
-
Compilare la maschera inserendo:
Nome e Cognome
- Indirizzo e-mail del vostro Teamsystem ID.
- Password di accesso, ovvero inserire la password del vostro Teamsystem ID
- Ruolo Owner
Accesso a TS Digital
Dopo aver creato l'account sarà necessario accedere al sito TS Digital attraverso questo sito: https://app.teamsystemdigital.com/portale/#/login?redirectTo=/ e cliccando Accedi entrare con le credenziali precedentemente create seguendo i vari passaggi che vi guideranno a video. All'interno della piattaforma troverete la Sezione "Connessioni" per accettare la delega da parte del Commercialista.
Qualora non riusciste a trovare la sezione per accettare la delega potrete aprire un ticket in assistenza direttamente ai colleghi di TS Digital.
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