Il presente manuale ha lo scopo di presentarvi la funzione di riconciliazione degli estratti conto bancari all'interno di Terzo Settore in Cloud e Sportivi in Cloud e di illustrarvi gli step operativi per l'utilizzo di tale funzionalità.
La riconciliazione bancaria è una funzione prevista per le versioni Ordinaria (PRO) e Semplificata (Advanced) ed è attivabile su richiesta commerciale.
Una volta attivata la funzione, il menù si presenta con 4 sottomenù a supporto.
Gli step operativi che dovranno essere seguiti per contabilizzare massivamente i movimenti sono:
esportare l'estratto conto dall'istituto di credito in formato excel, verificando che siano presenti tutti i dati essenziali per effettuare l'importazione.
importare nella funzione "Importa File Banca" l'estratto conto in formato .csv
verificare la corretta correlazione e compilazione delle Causali bancarie con le Causali contabili
verificare l'elenco dei movimenti importanti nella sezione "Movimenti Banca"
Contabilizzare in maniera specifica o massiva i movimenti nella sezione "Contabilizza"
1.ESPORTAZIONE ESTRATTO CONTO
Il file excel deve contenere almeno le seguenti colonne:
- Data (contabile/valuta)
- Descrizione movimento (almeno una)
- Importo
- Codice Causale
- Causale
Il file excel dell'estratto conto della tua banca può disporre di una sola colonna legata all’importo (quindi tiene in considerazione gli importi + / - ) oppure può contenere due colonne ( DARE / AVERE). Entrambe le strutture del file possono essere importate.
I dati a cui prestare fondamentale attenzione sono il Codice (numerico) della causale bancaria e la Causale (descrizione della tipologia di movimento). Questi due valori devono essere in colonne separate.
** In alcuni file bancari non viene riportato il valore del Codice Causale, pertanto se non presente verrà presa in considerazione solamente la Causale (descrizione del tipo di movimento).
2. IMPORTA FILE
Una volta verificata la correttezza del file, trasformare l'excel in csv e nella funzione "Importa File" caricare il file csv, abbinando le colonne del file alle colonne da importare.
Data Registrazione = Data (colonna del file di estratto conto)
Codice Causale = Codice (non è obbligatorio, perché non sempre previsto nel file di import. In questo caso collegheremo nel campo Codice Causale la colonna del file "Causale", venendo quindi collegata due volte)
Causale = Causale (è obbligatorio da collegare in fase di importazione)
Importo = Importo (se singola colonna) oppure compilare i campi Dare (accredito) e Avere (addebito)
Descrizione 1 = Descrizione
Cliccando su Importa, il portale avvisa che sono presenti causali da abbinare con le nostre causali interne.
3. CAUSALI BANCA
L'elenco delle Causali Bancarie importate dal file di estratto conto è la base per poter gestire la lettura e contabilizzazione massiva o specifica dei movimenti.
Le informazioni importanti sono:
- Chiave (formato da codice causale | conto finanziario)
- Descrizione (formato da codice causale - causale descrittiva)
- Tipo Movimento di contabilità
- Da importare (Sì / No)
E' necessario accedere ad ogni riga di causale importata e assegnare:
Tipo Movimento di riferimento tra una selezione fissa di Pagamento Vario, Incasso Vario, Liberalità, Movimento Libero, Prima Nota Generale, Giroconto Finanziario (es. Pagamento Vario),
Causale (Pagamento Vario),
Da importare = Sì (si inserisce No quando una causale è stata importata ma non deve essere utilizzata)
Contropartita di costo/ricavo (generica nel caso in cui tutti i movimenti di questo tipo di causale devono essere registrati su uno stesso conto economico) che consentirà di svolgere la contabilizzazione massiva dei movimenti. E' facoltativo inserirla, ma se non la si inserisce non sarà possibile svolgere la contabilizzazione massiva. Si dovrà perciò attribuire il conto economico nel singolo movimento da contabilizzare.
Per coloro che sono in contabilità Ordinaria e dispongono della funzione aggiuntiva della Contabilità Avanzata, è possibile anche collegare Progetti, Centri di Costo e Voci di Analitica nella Causale Bancaria per poter popolare correttamente anche i rendiconti analitici senza dover svolgere le destinazioni di costi e ricavi manualmente.
Gli abbinamenti sono singoli e manuali ed è obbligatorio collegare tutte le causali presenti in elenco.
Una volta completato l'abbinamento, ritornare in "IMPORTA FILE", dentro all'importazione e cliccare su Importa.
4. MOVIMENTI BANCA
Nella funzione "Movimenti banca" si trova l'elenco di tutti i movimenti importati (sia già contabilizzati che non).
Da qui, è possibile contabilizzare un singolo movimento: entrare sulla riga, abbinare la Contropartita se non l’ho fatto prima a livello generale (nella Causale) e se necessario agganciare una eventuale anagrafica Socio/Cliente.
Infine, cliccare su Aggiorna e su Contabilizza.
Il movimento entrerà direttamente nella "Lista Movimenti" di prima nota.
**Se si è attribuito il Tipo Movimento all'interno della Causale: Movimento Libero significa che si potrà scegliere in ogni registrazione specifica una causale differente selezionabile fra tutte quelle presenti nel portale e che non fanno parte dell'elenco di Tipo Movimento standard.
Esempio: nel caso in cui io debba abbinare alla Causale bancaria dei movimenti di pagamento fattura fornitore chiudendo di conseguenza lo scadenziario delle fatture aperte nel gestionale, allora sarà necessario selezionare nella Causale il Tipo Movimento: Movimento Libero e successivamente in ogni movimento contabile selezionare la causale specifica di Pagamento Fattura.
Quindi, entrare nel movimento specifico, compilare i campi in caso di necessità, selezionare Scegli Causale e Contabilizza e poi scegliere quella corretta fra l'elenco delle causali.
Di seguito sono visibili delle tipologie di causali contabili selezionabili sia "passive" che "Attive". Per chi è in contabilità semplificata, l'elenco sarà più semplificato per ragionevoli motivi di natura contabile.
**Alcune causali visibili nell'immagine potrebbero non essere presenti nel vostro archivio di Causali (menù Società - parametri - Causali). Potrete crearne di nuove manualmente oppure utilizzare quelle già presenti nel vostro account.
Esempio: se scelgo la causale Pagamento Fattura, potrò collegare l’anagrafica del Fornitore e cliccando nel simbolo della calcolatrice selezionare la fattura scalandola dallo scadenziario del fornitore. La fattura deve ovviamente essere registrata a priori. Infine cliccare su Registra.
Si ricorda che la funzione di Scadenziario è presente solo in Contabilità Ordinaria.
5. CONTABILIZZA
La funzione "Contabilizza" viene usata nel caso in cui si voglia (e si possa) contabilizzare in maniera massiva una stessa tipologia di movimenti e quindi di Causali bancarie.
Attenzione:
- Non è possibile contabilizzare massivamente righe di estratto conto che abbiano agganciato alla causale il Tipo Movimento: Movimento Libero!
- Non è possibile contabilizzare massivamente righe di estratto conto che non abbiano popolata la Contropartita (costo o ricavo) dentro alla Causale di appartenenza!
Selezionare quindi la Causale e il Tipo Movimento, cliccare su Ricerca e successivamente cliccare sulla calcolatrice a lato destro.
In questo modo verranno contabilizzati massivamente nella "Lista dei Movimenti" tutti i movimenti presenti nell'elenco selezionato.
6. ELIMINAZIONI
Se per un errore di registrazione, si desidera eliminare il movimento contabilizzato, è necessario accedere al menù Contabilità - Lista Movimenti ed eliminare manualmente tutti i movimenti errati.
Successivamente, rientrare in Contabilità - Riconciliazione Bancaria - Elenco movimenti e procedere alla nuova contabilizzazione specifica oppure in Contabilità - Riconciliazione Bancaria - Contabilizza procedere alla nuova contabilizzazione massiva.
Se per un errore di importazione, si desidera eliminare tutti i movimenti importati (ma non ancora contabilizzati) attraverso il file di estratto conto, è necessario accedere in Contabilità - Riconciliazione Bancaria - Import File Banca, entrare sulla specifica riga di import e cliccare sul pulsante Elimina, selezionando anche il flag su "Desideri eliminare anche i movimenti collegati'".
Per maggiori informazioni di natura formativo/assistenziale, vi invitiamo ad aprire un ticket al servizio di assistenza specificando la richiesta.
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